Wofür steht Lean? Lean-Methodik verstehen

Bei der Lean-Methodik dreht sich alles um kontinuierliche Verbesserung, mit den Hauptzielen der Reduzierung von Verschwendung, der Steigerung der Effizienz und der Rationalisierung von Geschäftsprozessen. 

Vereinfacht ausgedrückt geht es beim Lean Denken darum, sich die Prozesse eines Unternehmens anzusehen und sich folgende Fragen zu stellen: 

1. Bietet jede Aktivität einen Mehrwert für den Kunden? 
2. Können wir diese Aktivität in kürzerer Zeit und mit weniger Ressourcen abschließen? 
3. Können wir die Aktivität eliminieren? 
4. Wie können wir die Arbeitsabläufe verbessern? 
5. Was hält uns davon ab, Perfektion zu erreichen? 

Unabhängig von Ihrer Branche kann Lean Management Ihnen helfen, das Kundenerlebnis zu verbessern, verschwenderische Prozesse zu optimieren und die Qualität zu verbessern. 

In diesem Leitfaden erfahren Sie: 

1. Die Geschichte der Lean-Methodik 
2. Fünf zentrale Prinzipien des Lean Managements 
3. Unverzichtbare Werkzeuge und Techniken 
4. Die Vorteile und Herausforderungen von Lean 
5. Wie sich Lean-Methodik und Geschäftsprozessmanagement unterscheiden 
6. Warum Sie beide Methoden für Ihr Unternehmen nutzen sollten 
7. Anwendungsfälle für BPM und Lean-Methodik 

Eine kurze Geschichte der Lean-Methodik 

Lean Thinking wurde in den 1990er Jahren populär, aber die Prinzipien hinter der Methodik reichen Hunderte von Jahren zurück. Das Arsenal von Venedig baute Schiffe für die Marine und implementierte Prozesse, die die Produktionslinie standardisierten und rationalisierten. 

Diese Verfahren wurden in den 1450er Jahren eingeführt und ermöglichten es den Arbeitern, Galeerenschiffe in einer Stunde durch die Produktionslinie zu bewegen. Die Innovationen waren so bahnbrechend, dass König Heinrich III. die Baustelle besuchte, um den Prozess mitzuerleben. 

Henry Ford war auch ein Innovator im Bereich des schlanken Denkens und führte einen kontinuierlichen Fluss und standardisierte Verfahren ein, um Fehler zu reduzieren und die Produktion zu beschleunigen. 

Das Toyota-Produktionssystem 

Toyota hat die Lean-Methode entwickelt, die wir heute in Japan kennen und lieben. In den 1930er und 1940er Jahren sah sich das Unternehmen mit erheblichen Einschränkungen konfrontiert, aber das Toyota-Produktionssystem wurde entwickelt, um Verschwendung zu verringern und die Produktion zu beschleunigen. 

Die TPS-Prinzipien, einschließlich Poka-Yoke, Kaizen und Just in Time, gewannen dank eines Buches, das in den 1990er Jahren geschrieben wurde, an Bedeutung. Die Maschine, die die Welt veränderte, brachte Lean-Prinzipien einem globalen Publikum näher, was zu einer Renaissance der Effizienz führte. 

Heute ist Lean Management nicht nur für die Fertigungsindustrie geeignet. Auch im Gesundheitswesen, in Behörden, Dienstleistungsunternehmen und anderen wird es in ihren Praxen implementiert. 

Was sind die Kernkonzepte des Lean Managements? 

Die Lean-Methodik verwendet fünf grundlegende Konzepte, die als Leitfaden für Organisationen dienen, die die Effizienz steigern und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern wollen: 

1. Wert 
2. Wertstrom 
3. Fluss 
4. Ziehen 
5. Perfektion erreichen 

Werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Spiele. 

Wert definieren 

Jedes Unternehmen muss den Wert seiner Dienstleistungen oder Produkte für die Kunden ermitteln. Das Verständnis ihrer Wünsche und Bedürfnisse ist der erste Schritt, aber Sie müssen auch herausfinden, wie viel Ihre Kunden bezahlen werden. 

Die Verwendung von Website-Analysen, Umfragen und Interviews kann Ihnen helfen, Ihre Zielgruppe besser zu verstehen. Denken Sie daran, dass sich die Wünsche und Bedürfnisse der Verbraucher ständig ändern, und wenn Sie den Wert, den Sie bieten, nicht klar definieren können, werden sie woanders hingehen. 

Abbildung Ihres Wertstroms 

Sobald Sie den Wert Ihres Unternehmens definiert haben, müssen Sie abbilden, wie Prozesse und Aktivitäten zu diesem Wert beitragen, und sie in Kategorien einteilen: 

• Notwendiger, aber nicht zusätzlicher Mehrwert: Diese Aktivitäten sind für Ihre Prozesse von entscheidender Bedeutung, tragen aber nicht zur Wertwahrnehmung des Kunden bei, z. B. Qualitätssicherung, Compliance und Gerätewartung. 

• Unnötiger Nicht-Mehrwert: UNVA-Prozesse und -Aktivitäten bieten keinen Mehrwert und erzeugen überschüssigen Abfall. Beispiele hierfür sind die Bestellung von Überbeständen, die Investition in mehr Ressourcen und das lange Warten auf Geräte. 

• Mehrwertaktivitäten: Diese Aktivitäten verändern die Dienstleistung oder das Produkt und steigern seinen Wert in den Augen des Kunden. Beispiele hierfür sind Montage, Fertigung und Servicebereitstellung. 

In Lean zählt Wert als alles, wofür der Kunde bereit ist zu zahlen. Die Qualitätssicherung ist zwar entscheidend für die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit, aber eine notwendige, aber nicht mehrwertbringende Aktivität, da die Kunden nicht direkt dafür bezahlen. 

Aber es erhält die Produktqualität und verhindert Nacharbeiten, was letztendlich zum Gesamtwert beiträgt. 

Um unnötige Prozesse zu identifizieren, fragen Sie sich, ob die Aktivität direkt zum wahrgenommenen Wert des Kunden beiträgt. Wenn nicht, kann es ein Kandidat für die Beseitigung oder Optimierung sein. 

Berücksichtigen Sie die möglichen Folgen der Entfernung von Prozessen, da dies die Kundenzufriedenheit verringern und sich negativ auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken könnte. 

Erstellung von Abläufen 

Flow in Lean ist die reibungslose und ununterbrochene Bewegung der Arbeit durch einen Prozess. 

Unternehmen erreichen dies, indem sie Engpässe beseitigen, Lagerbestände reduzieren und Arbeitsabläufe optimieren und so die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern. 

Die Schaffung eines Flusses ist nach der Eliminierung von Verschwendung unerlässlich, da sie sicherstellt, dass die Prozesse reibungslos ablaufen und keine unnötigen Verzögerungen verursachen. In dieser Phase stehen Ihre Mitarbeiter an erster Stelle, da sich alle Änderungen auf sie auswirken. 

Wenn Sie einen Flow erstellen, ist es wichtig, Strategien für einen reibungslosen Übergang zu implementieren, darunter: 

• Angebot von Schulungen und Kompetenzentwicklung 

• Maßstäbe setzen und Erwartungen setzen 

• Bereitstellen von Leitfäden und Arbeitsmappen 

• Einführung funktionsübergreifender Abteilungen 

• Sicherstellung einer gleichmäßigen Verteilung der Arbeitslasten 

Sog etablieren 

Ein Pull-System ist eine Strategie, die sicherstellt, dass die Arbeit erst dann beginnt, wenn es eine Nachfrage gibt. 

Dieser Ansatz eliminiert Verschwendung, indem die Erbringung von Dienstleistungen und die Produktion auf den Prozess abgestimmt werden, der auf Prognosen oder Annahmen basiert, Pull-Systeme Signale oder Auslöser von nachgelagerten Aktivitäten verwenden und dann vorgelagerte Maßnahmen einleiten. 

Indem sie sich darauf konzentrieren, nur das zu produzieren, was benötigt wird, wenn es benötigt wird, können Pull-Systeme dazu beitragen, die Lagerbestände zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern und die Reaktionsfähigkeit auf Kundenanforderungen zu verbessern. 

Perfektion erreichen 

Ein Unternehmen, das eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und des Wachstums schafft, kann neue Trends und Branchenveränderungen überstehen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit gewährleisten. 

Die Bewertung von Veränderungen innerhalb von Prozessen und die Inspiration der Mitarbeiter, sich für Veränderungen zu begeistern, ermöglicht es Ihrem Unternehmen, zu wachsen und zu skalieren. Denken Sie daran, dass Lean-Praxis keine einmalige Sache ist. Es handelt sich um eine fortlaufende Praxis, die eine häufige Überwachung erfordert. 

Wichtige Techniken und Werkzeuge des Lean Thinking 

Jetzt, da Sie die Schlüsselprinzipien von Lean kennen, ist es an der Zeit, die Techniken zu enthüllen, die dies möglich machen. Jede Technik trägt dazu bei, Ineffizienzen zu erkennen und durch spezielle Tools und Methoden zu mindern. 

5S 

Die 5S-Methodik legt den Grundstein für Ihr Lean-Management-System. Es besteht aus fünf Prinzipien, von denen jedes eine wichtige Rolle bei der Reduzierung von Verschwendung, der Senkung der Kosten und der Verbesserung der Arbeitsmoral der Mitarbeiter spielt: 

1. Sort (Seiri): Removing unnecessary items from the company, such as old equipment and unused materials. 
2. Set in Order (Seiton): Organizing equipment and materials for easy access and allocating a designated place for essential items in the workplace. 
3. Shine (Seiso): Retaining a clean work environment by immediately removing debris and dealing with spillages. 
4. Standardize (Seiketsu): Develop standard procedures for all employees to follow and implement visual tools for management and order. 
5. Sustain: (Shitsuke): Evaluating whether employees meet standards and offer training. 

The 5S process might seem simple, but it requires collaboration and acceptance from all employees. 

Kanban 

Die Workflow-Visualisierung hilft wichtigen Stakeholdern, den Status verschiedener Aufgaben zu identifizieren und Prozessengpässe zu isolieren. Kanban-Boards verwenden das Pull-System, das Aufgaben in die nächste Phase verschiebt, sobald sie fertig sind, anstatt sie durchzusetzen. 

Jede Karte steht für eine andere Aufgabe, und die Boards haben WIP-Limits (Work in Process), um den Prozessablauf zu verbessern und Überlastungen zu vermeiden. 

Kaizen 

Auf Japanisch bedeutet Kaizen ständige Verbesserung. Es ermutigt alle Mitarbeiter, ihre Ideen zur Umsetzung von Prozessverbesserungen am Arbeitsplatz einzubringen. Es ist entscheidend für das Erreichen von Perfektion und kann für hochrangige Managementteams von Vorteil sein. 

Alle Aufgaben und Arbeitsabläufe tragen zu den unternehmensweiten Zielen bei, aber Führungskräfte übersehen möglicherweise einzelne Mitarbeiteraufgaben. Indem ein Unternehmen jeden Mitarbeiter dazu inspiriert, Änderungen vorzuschlagen, kann es einen schlanken Ansatz in allen Abläufen umsetzen. 

Noch rechtzeitig 

Keine Pull-Strategie kann funktionieren, ohne die Just-in-Time-Technik zu nutzen. Der Ansatz fördert die Produktion und Lieferung von Produkten bei Bedarf und reduziert das Risiko von Überbeständen. Just in Time ist für eine schlanke Produktion unerlässlich, um den Cashflow zu erhöhen und die Effizienz zu steigern. 

Poka-Joch 

Poka-Yoke (Fehlervermeidung) ist eine Technik, die Prozesse und Systeme implementiert, um Fehler zu vermeiden. 

Während die Qualitätssicherung oft als notwendige, aber nicht mehrwertige Maßnahme angesehen wird, ist Poka-Yoke eine proaktive Maßnahme, die dazu beiträgt, den Bedarf an Nacharbeiten und Inspektionen zu reduzieren und so die Effizienz und Qualität zu steigern. 

Fehlervermeidung ist in einem Pull-System von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen die Kundenerwartungen erfüllen. 

Durch die Vermeidung von Fehlern an der Quelle kann Poka-Yoke dazu beitragen, Fehler zu beseitigen und Verschwendung zu reduzieren, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer höheren Rentabilität führt. 

Vorteile der Lean-Methodik: 

• Effizienz: Lean Management steigert die Effizienz und ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen zu schonen und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. 

• Qualität: Da die Lean-Methodik auf der Minimierung von Fehlern und der Verbesserung der Qualität beruht, kann sie dem Kunden einen Mehrwert bieten. 

• Weniger Kosten: Alle Unternehmen wollen ihr Endergebnis verbessern und höhere Gewinne erzielen. Durch die Wertstromanalyse können unnötige Kosten vermieden und die finanzielle Leistung gesteigert werden. 

• Engagement: Die Produktivität und Bindung der Mitarbeiter sind ein ständiges Anliegen für Unternehmen, aber Lean Management fördert eine Kultur der Zusammenarbeit und des Fortschritts. Durch die Befähigung der Arbeitnehmer können Unternehmen hohe Fluktuationen reduzieren. 

Die Nachteile von Lean Management: 

• Langfristige Probleme: Die Lean-Methodik konzentriert sich auf unmittelbare Verbesserungen, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Unternehmen vergessen oft, die langfristigen Auswirkungen jeder Entscheidung zu berücksichtigen, was zu nicht nachhaltigen Praktiken führen kann. 

• Unsicherheit: Einige Mitarbeiter sträuben sich gegen Veränderungen und fühlen sich möglicherweise überfordert, wenn ihr Unternehmen beginnt, Lean-Techniken zu praktizieren. 

• Qualitätskontrolle: Bei Lean Management geht es darum, Kosten und Qualität in Einklang zu bringen. Ein Fokus auf Effizienz könnte zu Problemen bei der Qualitätskontrolle führen. 

• Investitionen: Wenn ein Unternehmen den Übergang zu Lean-Techniken plant, muss es in laufende Schulungen und Umstrukturierungen investieren. Für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen könnte es zu teuer sein, Lean zu praktizieren. 

Ist Lean Management oder Business Process Management besser? 

Wenn Sie operative Exzellenz erreichen und die Effizienz maximieren wollen, gibt es viele Dinge zu beachten – unter anderem, ob Lean Management, Six Sigma oder BPM die beste Wahl für Ihre Ziele ist. Jede Methodik hat ähnliche Ziele, aber die Disziplinen und Techniken unterscheiden sich. 

Wir wissen bereits, was Lean Management ist, aber wie unterscheiden sich Business Process Management und Six Sigma? 

• Six Sigma: The Six Sigma methodology eliminates product and service defects. It focuses on customer expectations and aims to deliver products that meet them. Simply put, the methodology revolves around creating superior services and products. 

• Business Process Management: BPM is a vital strategy for organizations that want to optimize and improve all processes. It’s a more holistic approach than lean management, which aims to prevent waste and enhance efficiency. 

Während Lean Management am besten für Unternehmen geeignet ist, die Prozesse vereinfachen und schnelle Erfolge erzielen möchten, ermöglicht BPM-Software Unternehmen, Prozesse zu verfeinern und Änderungen zu implementieren, die zu langfristigen Vorteilen führen. 

Sie können sich die Lean-Prozess-Methodik als Teil des Geschäftsprozessmanagements vorstellen. 

Nutzung der Leistungsfähigkeit von BPM und Lean Management 

Viele glauben, dass Lean Management und Business Process Management direkt miteinander konkurrieren, aber es ist möglich, beide zu kombinieren, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. So geht’s: 

Prozesse abbilden und Engpässe beseitigen 

Process Mining isoliert wichtige Geschäftsprozesse und bildet sie ab, so dass Manager Engpässe innerhalb von Arbeitsabläufen identifizieren können. Lean-Management-Techniken können diese Karten verwenden, um überschüssige Verschwendung zu lokalisieren und Ihnen einen vollständigen Überblick über jeden Arbeitsablauf zu geben. 

Während beim Lean Management Bestände und Überproduktionen, Wartezeiten und Fehler identifiziert werden, untersucht das Geschäftsprozessmanagement die Schritte innerhalb jedes Prozesses und hebt Aktivitäten hervor, die keinen Mehrwert bringen. 

Optimierung und Standardisierung 

Lean-Praktiken können Prozesse optimieren, indem sie verschwenderische Aktivitäten loswerden und sich auf diejenigen konzentrieren, die einen Mehrwert bieten. BPM kann Unternehmen dabei helfen, Prozesse neu zu modellieren und zu simulieren und ihre Leistung zu isolieren, bevor sie jeden Prozess offiziell abteilungsübergreifend implementieren. 

Lean-Techniken schaffen standardisierte Verfahren, aber BPM kann formale Verfahren und Dokumentationen entwickeln, die Compliance und Governance erleichtern. 

Förderung eines Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung 

Sobald notwendige Änderungen identifiziert sind, ist es wichtig, die Auswirkungen jedes neuen Prozesses zu überwachen. BPM bildet ein organisationsweites Framework für die Implementierung und Überwachung von Änderungen. Lean Management fördert auch die kontinuierliche Verbesserung durch Kaizen. 

Anwendungsfälle für einen kombinierten BPM- und Lean-Ansatz 

Zu wissen, wann BPM und Lean-Methodik kombiniert werden sollten, kann eine Herausforderung sein, aber beide Ansätze funktionieren für einige Branchen besser als für andere. Als Nächstes werden wir die Branchen aufzeigen, in denen eine taktische Kombination zu besseren Ergebnissen führen kann. 

BPM und Lean Manufacturing 

Die Fertigungsindustrie kann von der Nutzung beider Methoden für das Lieferkettenmanagement profitieren. Lean-Techniken eliminieren Verschwendung in Produktion und Vertrieb, während BPM alltägliche Aufgaben automatisieren und die Einhaltung von Vorschriften bei der Zusammenarbeit mit Drittanbietern überwachen kann. 

Gesundheitswesen 

Alle Gesundheitsdienstleister wissen, dass ein patientenzentrierter Ansatz für ihr Überleben entscheidend ist. Die Kombination von BPM und schlanken Praktiken kann die Patientenreise rationalisieren, indem Wartezeiten verkürzt und Ablaufprozesse verwaltet werden. BPM entwickelt auch Standards, die Compliance und Beziehungen zu Dritten gewährleisten. 

Finanzdienstleistungen 

Der Finanzsektor ist stark reguliert, und die Anbieter müssen die Gesetze einhalten und den Kunden ein optimiertes Erlebnis bieten. BPM kann Kreditanträge automatisieren und standardisieren, während die Lean-Methodik Pull-Systeme implementiert, um die Antragszeiten zu verkürzen. 

Das Fazit 

Die Lean-Methodik wird weiterhin eine wichtige Rolle dabei spielen, Unternehmen dabei zu helfen, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Ja, es kann teuer sein, aber viele würden zustimmen, dass die Vorteile ihre ursprüngliche Investition bei weitem überwiegen. 

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