Aufbau eines Fundaments
Obwohl jeder Kunde, mit dem ich gearbeitet habe, ein bisschen anders ist, sieht sein Prozessverlauf weitgehend gleich aus. Hier sind Sie mit einem glänzenden neuen Prozessdiagramm, das den aktuellen Zustand Ihres Prozesses dokumentiert. Vielleicht haben Sie etwas aus Visio importiert, mit Prozessverantwortlichen zusammengearbeitet, um etwas auf virtuelles Papier zu bringen, oder einen erfahrenen BPM-Spezialisten beauftragt, ein virtuelles Papier von Grund auf neu zu erstellen.
Oder vielleicht haben Sie mithilfe von Process360 Live Prozess-Mining automatisch einen generiert, um herauszufinden, wie ein Prozess aus den in Ihren IT-Systemen vorhandenen Daten ausgeführt wird. Dies würde es Ihnen sicherlich ermöglichen, einige der möglichen Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem Prozess zu verstehen, ungeminderte Risiken zu identifizieren und das Risiko einer Prozessverbesserung zu verringern. Klingt besser, als nur zu raten, wie der Prozess tatsächlich abläuft, nicht wahr?
In Verbindung mit Prozess-Mining haben Sie das Wissen von Subject Matter Expert (SME) genutzt, um ein klares und vollständiges Bild Ihrer Prozesse zu erstellen. Dies ist nützlich für visuelle Analysen, Kommunikation und Schulungen, den einfachen Zugriff auf referenzierte Verfahrensinformationen und vieles mehr.
Erstellung eines Blueprints zur Risikominderung bei der Prozessverbesserung
Vielleicht sind Sie einen Schritt weiter gegangen als ein Diagramm, in die Welt der Prozessmodellierung und des digitalen Zwillings einer Organisation (DTO). Sie haben herausgefunden, wie das Diagramm die Prozessarchitektur, die verwendeten Systeme, die Ein- und Ausgaben des Prozesses, die RACI-Rollen (Responsible, Accountable, Consulted und/oder Informed) und die Personen visualisiert.
Vielleicht haben Sie Risiko- und Kontrollinformationen identifiziert und wichtige Prozessleistungsindikatoren verfolgt, um das Risiko- und Leistungsmanagement Ihrer Bemühungen durchzuführen. Sie haben Dashboards erstellt, um all diese Informationen zu visualisieren und zu verfolgen. Wenn ja, ausgezeichnet! Sie sind auf dem besten Weg, einen digitalen Zwilling Ihres Unternehmens zu erstellen, der dazu beiträgt, das Risiko von Prozessverbesserungen zu verringern, indem Sie alle Aktivitäten und das Chaos der täglichen Bemühungen sichtbar, meldepflichtig und verständlich machen.
Erstellen eines Arbeitsplans
Wenn Sie Ihr Prozessmodell und die Process-Mining-Ergebnisse verwendet haben, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, wie erkennen Sie den Wert dieser Möglichkeiten? Sie können sicherlich traditionelle Methoden verwenden, um eine fundierte Vermutung anzustellen, Ihre KMU zu fragen, was sie denken, oder – falls angemessen – Lean-Methoden verwenden, um eine Kaizen-Veranstaltung abzuhalten, eine Wertstromanalyse durchzuführen (auch in der iGrafx Process360 Live Design-Plattform verfügbar) usw., um offensichtliche Verschwendung zu identifizieren und zu beseitigen.
Wenn Sie das können, ist das großartig! Das könnte ausreichen. Wenn Sie in Lean Six Sigma in der „Define“-Phase einfache Probleme identifizieren, die sich für eine Lean-Analyse eignen, sagt die Methodik, dass Sie dort aufhören sollten. Kümmern Sie sich nicht um den Overhead des „MAIC“ in DMAIC. Die Define-Phase kann ausreichen, und Sie sollten einfach die Änderung vornehmen.
Was ist jedoch, wenn Sie mit der Define-Phase und der Lean-Methodik nicht die gewünschte Verbesserung erzielen? Die Änderung ist zu riskant, zu teuer oder einfach unpraktisch. Die Früchte liegen nicht auf dem Boden und hängen nicht einmal tief; Sie haben einige schwieriger zu erreichende Früchte der Prozessverbesserungsarbeit zu pflücken. Was ist, wenn Sie tatsächlich etwas Neues schaffen? Sie möchten dem „Idealzustand“ Ihres geplanten Prozesses auf Anhieb so nah wie möglich kommen? Und was jetzt?
In diesem Szenario ist die Risikominderung bei der Prozessverbesserung unerlässlich. Sie müssen einen robusten Arbeitsplan entwickeln, der eine gründliche Analyse, die Einbeziehung der Stakeholder und potenzielle Pilottests umfasst, um sicherzustellen, dass die vorgeschlagenen Änderungen vor der vollständigen Implementierung praktikabel und effektiv sind.
Warten Sie, es gibt noch mehr! Lassen Sie uns tiefer sprechen DTO…
Einer der größten Werttreiber bei der Erstellung eines digitalen Zwillings Ihres Unternehmens besteht darin, dass Sie Hypothesen leicht testen können, ohne etwas in Ihrem realen Betrieb zu beeinflussen. Dazu müssen Sie ein Prozesssimulationsmodell erstellen. Warum sollte sich Ihr Management (bis hin zur Geschäftsleitung Ihres Unternehmens) für die Prozesssimulation interessieren und in den Einsatz einer Lösung investieren, um dies zu erreichen?
Die Prozesssimulation ermöglicht es Ihnen, aussagekräftige „Was wäre, wenn?“-Fragen zu stellen und mit dem Prozess auf eine Weise zu experimentieren, die Sie im wirklichen Leben oft nicht tun können. Es ermöglicht Ihnen auch, einen Business Case für Veränderungen zu erstellen. Sie verfügen über Statistiken, um die Wahrscheinlichkeit einer Verbesserung zu untermauern, wenn Sie den Prozess auf der Grundlage Ihrer Simulationsexperimente ändern. All dies kann in einer relativ „risikofreien“ – und kostengünstigeren – Umgebung erreicht werden.
Wie der Master Black Belt, der mich in Six Sigma unterrichtet hat, gerne sagt: „Elektronen sind frei“, was bedeutet, dass ein Computer alles ist, was man braucht. Wenn Sie Experimente „im wirklichen Leben“ durchführen, sind diese oft langwierig und kostspielig. Wird das Management Sie Leute einstellen und entlassen lassen, um zu sehen, ob es hilft? Teure Neugeräte kaufen? Wahrscheinlich nicht. Genau das kann man aber virtuell in einem Prozesssimulationsmodell tun.
Seit über 25 Jahren verwende ich Prozesssimulationsmodelle, um digitale Zwillinge von Prozessen und sogar Fabriken zu erstellen. In Simulationsmodellen kann ich die Werte von Variablen (wie Personalbestand oder Aktivitätszeiten) ändern oder Schritte im Prozess hinzufügen oder entfernen usw., um die Änderung in einem System anzunähern und herauszufinden, ob etwas, dessen Implementierung Monate dauern könnte, hilfreich ist.
Ein früheres Simulationsprojekt war die Unterstützung eines Stahlherstellers, bei dem wir eine unmittelbare Kostenersparnis von über 180.000 US-Dollar feststellen konnten, indem wir kein Gerät kauften, das den Engpass einfach von einem Schritt des Prozesses auf den Downstream-Bereich verlagerte. Dann nahm mein Kunde das gleiche Modell, probierte andere Ideen aus und identifizierte ein Umsatzpotenzial von mehreren zehn Millionen Dollar durch einige einfache Verbesserungen wie die Neuausrichtung von Teams.
Ich habe bei der Gestaltung oder Verbesserung von Callcentern geholfen und sogar mit der NASA am Space-Shuttle-Trainingsprogramm für Astronauten gearbeitet, um die Anzahl der geflogenen Missionen zu erhöhen. Die Prozesssimulation kann mindestens auf jeden Prozess oder jedes System angewendet werden, bei dem Sie ein Prozessdiagramm für seine Funktionsweise erstellen können.
Um für einen Moment geeky zu werden und tiefer einzutauchen: Die Verwendung der diskreten Ereignissimulation (was iGrafx bietet) geht über die einfachen Monte-Carlo-Simulationstypen hinaus, bei denen eine Formel für viele Versuche oder „Simulationen“ wiederholt gelöst wird. In einem einzigen iGrafx Process 360 Live-Simulationslauf können Sie problemlos Tausende (bis zu Milliarden) von Token durch den Prozess laufen lassen und so viele Monte-Carlo-„Simulationen“ in einem einzigen iGrafx-Simulationslauf ausführen. Die ereignisdiskrete Simulation kann Dinge finden, die Monte-Carlo-Tools nicht finden können, z. B. Engpässe, tatsächliche Ressourcenauslastung usw.
Einer der Hauptvorteile der Prozesssimulation besteht also darin, dass Sie tatsächliche Einschränkungen (Engpässe) auf bestimmten Vollzeitäquivalenten (FTE oder Ressourcen) verstehen können, was mit Excel oder anderen einfacheren „Simulations“-Tools unmöglich vorherzusagen ist. Sie können auch nachvollziehen, wie gut die Ressourcen ausgelastet sind, welche Kosten mit der Durchführung des Prozesses verbunden sind (Leerlaufkosten, Kosten pro Stück) usw.
Abheben: Erste Schritte mit der Prozesssimulation
Jetzt, da ich jedoch in die geekigen Details der diskreten Ereignissimulation abgeschweift bin, fragen Sie sich vielleicht, wie schwierig es ist, diese Arbeit zu erledigen, und wie genau die Analyse ist. Es ist überraschend einfacher, als Sie vielleicht denken, und es kann relativ schnell sein, ein ausreichend genaues Modell zu erreichen.
Sie sind vielleicht kein Pilot, aber würden Sie lieber lernen, dies zu fliegen…
Erstens demokratisiert unsere neu veröffentlichte Cloud-basierte Simulation ihre Nutzung für andere Personen als Statistiker und Programmierer. Schaffung einfach zu verstehender und nutzbarer, dialoggesteuerter Schnittstellen für die Modellierung realer Prozesse. Während einige Simulationstools erfordern, dass Sie Programmierer sind oder eine Benutzeroberfläche haben, die ein wenig wie das Flugdeck einer 747 aussieht, ähneln die Funktionen von Process 360 Live Simulation eher dem Flugdeck einer Cessna. Ja, Sie müssen noch das Fliegen lernen.
Hier kommt der Kurs ins Spiel, den ich an der iGrafx University mitentwickelt habe! Wir haben einen kurzen Überblick über die Methodik und dann die Grundlagen der Simulation. Hinter der Schaltfläche „MEHR“ in unserer Benutzeroberfläche verbirgt sich jedoch eine Leistung, sodass Sie auch fortgeschrittenere Fälle bewältigen können.
Zweitens benötigen Sie die Daten darüber, wie sich Ihr Prozess verhält, um Ihre Analyse durchzuführen. Wenn Sie mit Prozess-Mining begonnen haben, verfügen Sie bereits über einige wichtige Daten, die Sie zum Erstellen eines Simulationsmodells benötigen. Wahrscheinlich haben Sie auch Ideen für Veränderungen, die Sie mithilfe von Simulationen unter Beweis stellen können. Selbst wenn Sie den Prozess noch nicht durchforstet haben, können Sie oft einfach zum Gemba gehen und die Leute, die die Arbeit machen, um Daten bitten, schnell ein Modell erhalten, das genau genug ist, um die Argumente für Veränderungen zu entwickeln. Das Wichtigste ist, sich aus dem Unkraut herauszuhalten (versuchen Sie nicht, „den Ozean zum Kochen zu bringen“) und ausreichend Zeit einzuplanen, um Experimente durchzuführen und Ihr Modell nach Bedarf zu verfeinern, insbesondere um das Risiko einer Prozessverbesserung zu verringern.
Drittens und letztens, sobald Sie Ihre Experimente durchgeführt und Ihre Änderungen ausprobiert haben, stehen Ihnen detaillierte Berichte mit Statistiken über das Verhalten Ihres Prozesses zur Verfügung. Darüber hinaus vergleicht das Simulationsprojekt, in dem Ihre Arbeit organisiert ist, automatisch die Ergebnisse eines gespeicherten Simulationsszenarios mit dem nächsten, so dass es leicht verständlich ist und die möglichen Verbesserungen hervorzuheben sind. Sie können den ROI Ihrer vorgeschlagenen Änderungen ganz einfach anzeigen, bei Bedarf durch detaillierte Statistiken untermauert.
Sind Sie bereit, auf Ihrer DTO-Reise abzuheben? Wenn Sie der Meinung sind, dass die Prozesssimulation eine Lösung für Ihre Anforderungen sein kann, dann ist iGrafx Process 360 Live-Simulation jetzt verfügbar. Es stehen Kurse der iGrafx University für Sie bereit, und wir freuen uns, mit Ihnen über Ihre Anforderungen an Process Intelligence und Ihre Reise zu sprechen. Um zu sehen, wie Prozesssimulation Ihrem Unternehmen helfen kann, buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo.