Jedes Unternehmen strebt nach Wachstum, doch was passiert, wenn das Wachstum durch einen Preis finanziert wird? Ihre Produkte sind überlegen, Sie haben ein großartiges Team und einen ambitionierten Geschäftsplan. Es ist einfach, sich auf den sofortigen Erfolg zu konzentrieren, aber je höher Ihr Unternehmen steigt, desto mehr scheint es zu vergessen.
Die Entwicklung eines Unternehmens von unbezahlten Rechnungen über unzufriedene Kunden bis hin zu unmotivierten Angestellten kann schnell zu einem Absturz auf dem Boden führen.
Wie können Sie also Wachstum erreichen, ohne dabei Konsistenz und Kundenzufriedenheit zu gefährden?
Business Process Excellence ist eine einfache Antwort auf die Frage:
Was ist Prozessexzellenz?
Prozessexzellenz ist ein ganzheitlicher Ansatz, der die Zusammenarbeit von Menschen, Prozessen und Technologie berücksichtigt. Ein Zyklus der Identifizierung, Analyse und Neugestaltung von Geschäftsprozessen ermöglicht es, außergewöhnlichen Wert für Kunden zu schaffen und zugleich Effizienz und Effektivität zu steigern.
Ist es möglich, dass mein Unternehmen die Prozessexzellenz erreicht?
Absolut. Jedes Unternehmen kann seine Prozesse verbessern, indem es sie ständig bewertet und optimiert. Die Technologie ermöglicht es Ihnen, ohne großes Budget oder große Ressourcen zu investieren. Durch die Implementierung der richtigen Lösung wird nachhaltiges Wachstum erzielt.
Bereit, fünf Top-Strategien zu entdecken, um Prozessexzellenz zu erreichen?
Lassen Sie uns loslegen.
1: Prozesse definieren und Ziele setzen
Um Excellenz zu erreichen, müssen Firmen die aktuellen Prozesse verstehen. Der erste Schritt besteht darin, Process Mining zu nutzen, um jeden Prozess und die darin enthaltenen Schritte zu entdecken. Zunächst erstellen Sie eine visuelle Darstellung jedes Prozesses, einschließlich der Schritte von Anfang bis Ende sowie der Ergebnisse. Diese werden auch als Prozessabbildung bezeichnet. Sie können beispielsweise die Zeit abbilden, die der Kunde benötigt, um Lösungen zu finden oder die Zeit, die er benötigt, um ein Produkt zu erstellen. Das Process Mining und die Prozessabbildung können Unternehmen dabei unterstützen, ihre operative Exzellenz zu erreichen, indem ineffiziente Arbeitsabläufe identifiziert und beseitigt werden.
Festlegung von KPIs
Das Geschäftsprozessmanagement ist ein dynamischer Zustand, ein kontinuierlicher Prozess der Anpassung und Entwicklung. Ziel der Prozessexzellenz ist es, regelmäßig zu bewerten, welche Arbeitsabläufe wie gewünscht funktionieren und wann sie nicht funktionierten. Wir müssen Engpässe beseitigen, sobald sie auftreten. Wenn Sie eine Benchmark für Ihre Prozessstrategie festlegen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Ihre Geschäftsstrategie: Was sind Ihre langfristigen Ziele? Sind Ihre aktuellen Prozesse mit den Zielen in Einklang?
- Lückenanalyse: Welche Lücken gibt es zwischen den aktuellen und den gewünschten Prozessen? Warum erreichen Sie keine Prozessexzellenz?
- SMART-Ziele: das sind Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind. So bleiben Sie auf dem richtigen Weg und bilden die Grundlage für eine Strategie zur Prozessexzellenz.
- Prioritäten setzen: Überlegen Sie, wie jedes Ziel mit Ihren langfristigen organisatorischen Prioritäten vereinbar ist und sprechen Sie mit den Beteiligten.
- KPIs entwickeln: Erstellen Sie KPIs, die Sie regelmäßig messen können. Beispielsweise: „Steigerung der Auftragsabwicklung um 25 %“
2: Initiativen zur Prozessexzellenz zu einem Gemeinschaftsprojekt machen
Prozessexzellenz kann nur durch engagierte und leidenschaftliche Mitarbeiter erreicht werden. Die Zeiten, in denen man nur für einen Gehaltsscheck gearbeitet hat, sind lange vorbei und jedes Unternehmen weiß, dass ein engagiertes Team langfristig Erfolg bringt. Eine Studie der Harvard Business Review zeigt, dass es für Mitarbeiter psychologisch ungünstiger ist, ignoriert und nicht informiert zu werden, als mit Belästigung umzugehen. Die Geschäftsleitung in die Implementierung eines Rahmenwerks für Prozessexzellenz einzubinden ist nur ein Teil des Puzzles. Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle dabei Änderungen umzusetzen.
Inspirieren Sie Mitarbeiter durch:
- Kommunikation: Besprechen Sie die Herausforderungen bestehender Prozesse und erläutern Sie, wie eine Kultur der Prozessverbesserung das Unternehmen verändern wird.
- Schulung: Alle Mitarbeiter sollten fortlaufend geschult werden, um sich engagiert an neue Prozesse anzupassen.
- Anerkennung: Wenn Sie Mitarbeiter belohnen und an ihr Unternehmen binden, ist das entscheidend für die Prozessverbesserung. Untersuchungen zeigen, dass 46 % der Mitarbeiter ihre Jobs verlassen würden, wenn sie sich nicht wertgeschätzt fühlen (Forbes).
- Zusammenarbeit: Viele interne Prozesse erfordern eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Durch die Bildung funktionsübergreifender Teams wird ein reibungsloser Übergang gewährleistet.
3: Kundenbedürfnisse an erste Stelle setzen
Es mag zwar eine Selbstverständlichkeit erscheinen, aber viele Firmen vernachlässigen die kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse und vergessen dabei externe Abläufe. Egal, ob Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, jeder Prozess sollte auf maximale Effizienz ausgerichtet sein. Laut Khoros wechseln 65 % der Menschen bei einer schlechten Kundenerfahrung zu einer anderen Marke. Prozessexzellenz bedeutet, die Erwartungen der Kunden zu übertreffen und jeden Arbeitsablauf mit den Bedürfnissen des Publikums im Hinterkopf zu gestalten.
Hier erfahren Sie, wie Sie Kunden in Ihre Strategie einbinden:
Kundenorientierte Ziele setzen
Kundenfeedback über frühere Erfahrungen sammeln. Schließen Sie dabei Erfahrungen mit der Website, Bestellabwicklungszeiten und Support ein. Process Mining kann auch hier von Bedeutung sein. Durch das automatische Sammeln von Kundenerfahrungen können Sie schnell Ineffizienzen und Verzögerungen identifizieren. Sobald Sie wissen, wo Ihre Abläufe schwächeln, können Sie Ziele und Kennzahlen festlegen, um die Zufriedenheit zu steigern.
Optimierung und Hervorhebung
Wenn Sie Ihre Customer Journey abbilden, können Sie wichtige Berührungspunkte identifizieren und Verzögerungen im aktuellen Prozess untersuchen. Unternehmen erreichen Prozessexzellenz, indem sie auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen, Prozesse für das Erlebnis optimieren und die Bedeutung jedes Arbeitsablaufs für interne Stakeholder betonen.
Überwachung Ihrer Prozesse
Prozessexzellenz konzentriert sich auf ständige Bewertung und Anpassung. Die Festlegung von Benchmarks für neue Prozesse und deren kontinuierliche Bewertung ermöglicht es Ihnen, die Leistung zu verbessern und neue Wege zu entdecken, um den Kunden die bestmögliche Erfahrung zu bieten.
4: Perfekte Prozesse entwerfen
In den meisten Bereichen des Lebens und der Arbeit gibt es keine absolute Perfektion. Dies ist jedoch nicht der Fall im Geschäftsprozessmanagement. Sie KÖNNEN perfekte Prozesse erreichen, aber das erfordert Zeit, Mühe und Engagement. Folgende Schritte sind entscheidend, um bestehende Arbeitsabläufe zu perfektionieren:
Jeden Prozess kartieren und analysieren
Erstellen Sie eine grafische Darstellung aller Schritte eines Prozesses, um Ineffizienzen zu identifizieren. Jeder Vorgang lässt sich mit festgelegten Benchmarks für Effizienz, Compliance und Erlebnis bewerten.
Die Prozessprüfung wurde in der Vergangenheit manuell durchgeführt, aber die Technologie hat den Weg für eine Reihe fortschrittlicher Lösungen geebnet. Automatisierung von Prozess Mining und Mapping kann wichtige Erkenntnisse liefern.
Identifizieren und eliminieren
Finden Sie heraus, welche Prozesse optimiert werden müssen, um Verschwendung zu verhindern, indem Sie jeden Schritt analysieren. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen viel Zeit mit der Rechnungsstellung verbringt, können Sie eine neue Software einführen und den Prozess automatisieren, um Ressourcen zu sparen.
Im nächsten Abschnitt werden wir Ihnen zeigen, wie Sie Prozesse neugestalten, simulieren und automatisieren können.
Prozesse standardisieren
Wenn Sie einen bestehenden Prozess verändern oder neu einführen, ist es wichtig, alle Stakeholder einzubeziehen und den Arbeitsablauf zu standardisieren. Richtlinien festzulegen und klare Erwartungen zu formulieren, stellt sicher, dass Mitarbeiter die Änderungen akzeptieren.
5: Auf einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus konzentrieren
Sie werden Business Excellence erreichen, wenn Sie auf Veränderung reagieren. Prozessmanagement erfordert kontinuierlich Lernen, Überwachen und Optimieren.
Mit Hilfe von Feedback-Schleifen können Sie feststellen, ob die neuen Abläufe reibungslos funktionieren. Wenn nicht, müssen sie weiter angepasst werden, um die maximale Effizienz zu erreichen.
Prozesse kontinuierlich zu verbessern kann herausfordernd sein. Es kann organisatorisch zum Erfolg führen, wenn die Mitarbeiter den Wert dieser Bemühungen verstehen und moderne Prozessmanagement-Technologie einsetzen.
Wichtige Techniken und Werkzeuge zur Erreichung von Prozessexzellenz
Durch technologische Fortschritte haben sich Prozessmanagement-Techniken in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen bedeuten, dass jeder sich auf seine Prozesse konzentrieren kann, ohne umfangreiche Ressourcen zu benötigen.
Verständnis dafür, welche Prozessexzellenz-Techniken für jede Phase der Reise verwendet werden sollen, wird Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Prozessabbildung
Wir sprechen hier noch einmal an wie wichtig es ist, Prozesse darzustellen, da sie oft der erste Schritt auf dem Weg zur Effizienz ist. Wenn Sie jeden Schritt eines Prozesses visuell darstellen, ist es einfacher, unnötige Schritte zu erkennen.
Wenn Sie z. B. viel Zeit und Geld in die Einstellung von Personal investieren, die Mitarbeiter jedoch nicht die erwarteten Leistungen erbringen, können Sie die Rentabilität erhöhen, indem Sie ein Schulungsprogramm einführen.
Durch die Abbildung von Prozessen können Engpässe identifiziert und beseitigt werden.
Lean-Management-Praktiken
Fertigungsunternehmen oder solche mit Lieferketten sollten auch die Lean-Methodik in Betracht ziehen. Lean-Management zielt darauf ab, die Verschwendung in einer Organisation zu identifizieren und zu beseitigen, damit die Qualität erhalten bleibt und den Kunden ein besseres Erlebnis geboten wird.
Obwohl die traditionelle Lean-Methodik nicht direkt Teil der Business Process Excellence ist, stellt sie eine nützliche Strategie zur Beseitigung von Verschwendung und zur Steigerung der Produktivität dar.
Total Quality Management (TQM)
TQM ist ein strategischer Ansatz zur Verbesserung der Qualität in einer Organisation. TQM kann nur dann effektiv sein, wenn alle Mitglieder der Organisation an den gleichen Zielen arbeiten, einschließlich der Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen, Kundenzufriedenheit und Arbeitsplatzkultur.
Qualitätskontrollrichtlinien festzulegen und Wege zur Qualitätsverbesserung sind entscheidend für diese Technik. Organisationen, die keine starken Beziehungen zu ihren Mitarbeitern haben, könnten Schwierigkeiten haben, die Grundsätze des Total Quality Managements umzusetzen.
Business Process Reengineering
Business Process Reengineering beinhaltet die Neugestaltung von Prozessen, um Exzellenz zu erreichen. Es ist ein Schlüsselelement des BPM, da es Engpässe in jedem Arbeitsablauf beseitigt und technologische Innovationen nutzt, um die potenziellen Ergebnisse neuer Prozesse zu bewerten.
Der Einsatz von Prozesssimulationstools bedeutet, dass sich Unternehmen keine Sorgen über Risiken machen müssen. Die Implementierung neuer Prozesse in einer Live-Umgebung kann kostspielig sein, aber Simulationswerkzeuge ermöglichen es, zu sehen, ob der neue Workflow die gewünschten Ergebnisse liefert.
Balanced Scorecards
Sie können Prozessexzellenz nur erreichen, wenn Sie festgelegte Metriken zur Messung der Leistung haben. Eine Balanced Scorecard diversifiziert die weitreichende Mission und die Ziele Ihres Unternehmens, indem sie es in vier Perspektiven aufteilt, die Wachstum und Erfolg hervorheben:
- Finanzen: ROI, Gewinnmargen und Umsatzwachstum.
- Kunden: Retentionsraten, positive Bewertungen und Marktanteile.
- Intern: Betriebseffizienz, Produktionszeiten und Qualität.
- Lernen und Wachstum: Mitarbeiterfluktuationsraten, Zufriedenheit, Produktivität und Schulungsstunden.
Gemba-Walks
Es ist für leitende Manager herausfordernd, Initiativen zur Prozessexzellenz zu implementieren, ohne zu sehen, wie die Mitarbeiter arbeiten. Gemba-Walks stellen sicher, dass Manager regelmäßig den Arbeitsplatz besuchen, um Prozesse zu bewerten und Bereiche zur Verbesserung zu isolieren.
Es ist auch eine Gelegenheit, mit den Mitarbeitern auf unterer Ebene zu sprechen und ihre Meinungen einzuholen. Dies unterstützt nicht nur Prozessverbesserungsinitiativen, sondern zeigt den Mitarbeitern auch, dass sie wertvolle Mitglieder der Organisation sind.
Prozessexzellenz-Tools
Dank der verfügbaren Tools ist es heute einfacher als je zuvor, Prozessverbesserungsmethoden in Ihre Organisation zu integrieren. Ob Sie Arbeitsabläufe identifizieren, Aufgaben automatisieren oder die Prozessleistung bewerten müssen – diese Tools sparen Ihnen Zeit und Geld.
Flussdiagramme
Flussdiagramme sind einfach zu verwenden und bieten visuelle Beweise für die Schritte innerhalb eines Prozesses. Sie heben die Ergebnisse jedes Prozesses hervor und isolieren Engpässe. Das macht es einfacher, Arbeitsabläufe zu optimieren. Flussdiagramme können sowohl für einfache als auch komplexe Prozesse verwendet werden.
SWOT-Analyse
Die meisten Manager verwenden das SWOT-Framework, um Einblicke zu gewinnen, wenn sie Geschäftsabläufe bewerten. Das Wissen um die Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen Ihrer Organisation bietet einen klaren Überblick über interne und externe Positionen.
BPM-Software
Das Geschäftsprozessmanagement umfasst Six Sigma, Process Mining, Mapping, Simulation, Automatisierung und Optimierung, was es zu einer leistungsstarken Lösung für Unternehmen macht. Die Integration einer End-to-End-Business-Process-Management-Software bedeutet, dass Sie alles an einem Ort verwalten können.
Leistungsmanagement-Software
Die Integration eines leistungsstarken Leistungsmanagementsystems ist unerlässlich, wenn Sie Ihre Mitarbeiter befähigen und ein effizientes Arbeitsumfeld schaffen wollen. Diese Tools überwachen die Leistung, bieten Feedback und isolieren Fähigkeiten und Schwächen.
Business Process Automation (BPA)
Eine leistungsstarke Möglichkeit, Kosten in Ihrem Unternehmen zu senken, ist die Automatisierung. Zum Beispiel berichtet HRD America, dass Mitarbeiter täglich zwei Stunden damit verschwenden, nach Dokumenten, Personen oder Informationen zu suchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Wenn Sie manuelle Aufgaben automatisieren, sparen Sie Zeit und steigern die Produktivität.
Hauptpunkte:
- Prozessexzellenz bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter eine Steigerung der Effizienz, Qualität, Produktivität und Kundenzufriedenheit. Sie kann Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie es ermöglicht, im Einklang mit Branchentrends und den sich verändernden Anforderungen der Verbraucher zu wachsen und zu skalieren.
• Wenn Sie die fünf Strategien in diesem Leitfaden befolgen, können Sie die Grundlagen für kontinuierliche Verbesserungen schaffen und jeden Prozess für eine optimale Leistung vorbereiten.
• Die Integration von Softwarelösungen in Ihre Prozessmanagementstrategie kann Ressourcen schonen, alle Schritte innerhalb eines Prozesses hervorheben und neue Arbeitsabläufe simulieren. Am wichtigsten ist, dass dadurch Fehler vermieden und Ihr Unternehmen in die Zukunft katapultiert wird.
• Betrachten Sie Prozessmanagement niemals als einmalige Aufgabe. Die einzige Möglichkeit, Ihre Ziele zu erreichen, besteht in kontinuierlicher Prozessexzellenz. Bewerten Sie Ihre Ergebnisse ständig und seien Sie bereit, verschiedene Simulationen durchzuführen, um ihre potenziellen Auswirkungen zu bewerten.
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Die Etablierung und Sicherung eines Rahmenwerks für betriebliche Exzellenz ist komplex, insbesondere wenn mehrere Softwarelösungen zusammenarbeiten müssen. Wir haben Process360 Live entwickelt, um unseren Kunden eine End-to-End-BPM-Lösung zu bieten.
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