Überwindung häufiger Herausforderungen in der digitalen Transformation mit Prozessabbildung

Etwas Merkwürdiges passiert in der Geschäftswelt. Unternehmen geben Millionen für die digitale Transformation aus, aber laut McKinsey scheitern etwa 70 % dieser Bemühungen. 

Wenn etwas so konsequent scheitert, gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten: Entweder versuchen Unternehmen, etwas unendlich Schwieriges zu tun, oder sie machen etwas falsch. 

In diesem Fall ist es letzteres. 

 

Warum digitale Transformationsbemühungen scheitern 

Unternehmen betrachten digitale Transformation meist nur als ein technologisches Problem. Sie denken, dass, wenn sie nur die richtige Software kaufen oder die richtigen digitalen Systeme implementieren, alles andere von selbst funktioniert. Vielleicht ist das so. Aber obwohl Technologie entscheidend ist, spielen auch die menschlichen und prozessorientierten Aspekte der digitalen Transformation eine wesentliche Rolle. 

Was typischerweise passiert: Ein Unternehmen entscheidet, dass es sich modernisieren muss. Es kauft neue Software, stellt Berater ein und startet ehrgeizige Initiativen. Dann schlägt die Realität zu. Das neue System kann keine wichtigen Prozesse unterstützen, die nicht genau dokumentiert sind. Kritische Arbeitsabläufe brechen zusammen, weil niemand versteht, wie sie tatsächlich funktionieren. Sicherheitslücken entstehen, weil niemand dokumentiert hat, wo sensible Daten fließen. Und das ist nur der technische Teil. 

Die menschlichen Probleme sind schlimmer. Verschiedene Abteilungen interpretieren die Transformation unterschiedlich. Menschen wehren sich gegen Veränderungen, die sie nicht verstehen. Schulungsprogramme sind nicht zielführend, weil niemand wirklich wusste, welche Fähigkeiten benötigt werden. 

 

Warum Prozessabbildung für den Erfolg der Transformation entscheidend ist 

Unternehmen behandeln diese als getrennte Probleme, aber sie sind alle Symptome desselben Problems: Man kann nicht transformieren, was man nicht versteht. Und die meisten Unternehmen verstehen ihre eigenen Abläufe nicht im Detail genug, um sie zu transformieren. 

Interessanterweise ist dieses Problem nicht neu. Die Fertigung hat es vor Jahrzehnten mit detaillierter Prozessdokumentation gelöst. Man würde niemals versuchen, eine Fabrik zu modernisieren, ohne genau zu verstehen, wie sie funktioniert. Doch Unternehmen versuchen routinemäßig, ihre Abläufe zu transformieren, ohne dieses grundlegende Verständnis. 

Deshalb ist Prozessabbildung zu einem so kritischen Werkzeug geworden. Nicht weil es all diese Probleme direkt löst, sondern weil es den Unternehmen das gibt, was ihnen gefehlt hat: Ein detailliertes, genaues Modell, wie Prozesse in einer Organisation tatsächlich ablaufen.

 

Die Rolle der Prozessabbildung in der digitalen Transformation 

Stellen Sie sich vor, was in einem typischen Unternehmen passiert. Fragen Sie fünf verschiedene Personen, wie ein bestimmter Prozess funktioniert, und Sie erhalten fünf verschiedene Antworten. Jedes Team sieht einen Prozess aus seiner einzigartigen Perspektive: Das Vertriebsteam sieht ein Stück, der Betrieb ein anderes, Risikomanagement und Compliance ein weiteres und die IT wiederum ein anderes. Niemand sieht das Gesamtbild. Dieses fragmentierte Verständnis unterstreicht die kritische Notwendigkeit der Prozessabbildung. 

Als grundlegende Technik im Business Process Management (BPM) erstellt die Prozessabbildung eine visuelle Darstellung der einzelnen Schritte, Aktivitäten und Entscheidungsstellen innerhalb eines spezifischen Prozesses. Diese Technik liefert eine klare und detaillierte Blaupause darüber, wie Aufgaben ausgeführt werden, sodass Organisationen Silos aufbrechen und endlich das gesamte Bild sehen können. 

Menschen sind visuelle Wesen. Wir können ein Diagramm schneller verstehen als einen Absatz lesen. So ist unser Gehirn verdrahtet. Wenn Sie jemandem ein Bild eines Prozesses zeigen, anstatt ihn in Worten zu beschreiben, eliminieren Sie eine ganze Schicht potenziellen Missverständnisses. 

 

Warum Prozessabbildung unerlässlich ist 

• Klarheit und Transparenz: Wenn Sie einen Prozess abbilden, werden vage Annahmen und unterschiedliche Interpretationen gelöst. 

• Ineffizienzen erkennen: Sobald Sie den gesamten Prozess abgebildet haben, werden Ineffizienzen offensichtlich. Die drei Genehmigungsschritte, die jeder für notwendig hielt? Es stellt sich heraus, dass zwei davon redundant sind. 

• Standardisierung: Anstatt sechs verschiedene Methoden zur Bearbeitung von Kundenrücksendungen oder zur Bearbeitung von Rechnungen zu haben, gibt es eine klare Methode, auf die sich alle einigen. Dies fördert Zuverlässigkeit und Qualität in allen Bereichen. 

• Schulung erleichtern: Es dient als effektives Werkzeug für die Schulung oder Einarbeitung neuer Mitarbeiter, indem es einen klaren Überblick über Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten bietet. 

• Unterstützung kontinuierlicher Verbesserung: Sie können nichts verbessern, was Sie nicht messen können, und Sie können nichts messen, was Sie nicht sehen können. Prozessabbildung macht Dinge sichtbar, sodass sie gemessen und verbessert werden können.

 

Herausforderungen der digitalen Transformation mit Prozessabbildung überwinden 

Widerstand gegen Veränderungen überwinden

Herausforderung: Jeder behauptet, dass er möchte, dass Dinge besser werden. Aber wenn man jemandem sagt, dass sich sein Job ändern wird, wird „besser“ plötzlich bedrohlich aufgrund von Angst vor dem Unbekannten oder der Bequemlichkeit mit den bestehenden Systemen. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Klarheit und Transparenz: Indem die aktuellen Prozesse visuell dargestellt werden, verstehen die Mitarbeiter klar, wie ihre Rollen in den größeren Arbeitsablauf passen. Diese Transparenz reduziert Unsicherheit und Angst, die mit Veränderungen verbunden sind. 

• Inklusive Beteiligung: Die Einbeziehung von Mitarbeitern (Prozessverantwortlichen) in die Erstellung und Analyse von Prozessabbildungen fördert ein Gefühl der Eigenverantwortung und Beteiligung, was sie empfänglicher für den Transformationsprozess macht. 

• Hervorhebung der Vorteile: Es zeigt, warum Veränderung wichtig ist. Prozessabbildungen verdeutlichen die aktuellen Schmerzpunkte – die redundanten Schritte, die unnötigen Verzögerungen und die manuelle Arbeit, die automatisiert werden könnte. Menschen beginnen, Veränderungen zu wollen, wenn sie genau sehen können, was an der aktuellen Vorgehensweise falsch ist. 

 

iGrafx‘ neuer Generative AI-Assistent, Pia, vereinfacht die Erstellung von Prozessabbildungen, sodass sie auch für diejenigen zugänglich wird, die keine formale Ausbildung in Prozessabbildung haben.

 

Regulatorische Compliance sicherstellen

Herausforderung: Digitale Initiativen müssen den relevanten Gesetzen und Vorschriften entsprechen, die je nach Branche und Region variieren können. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Compliance-Integration: Prozessabbildungen können regulatorische Anforderungen direkt in Arbeitsabläufe integrieren, um sicherzustellen, dass die Compliance in jedem Schritt berücksichtigt wird. 

• Audit-Bereitschaft: Detaillierte Prozessdokumentationen erleichtern Audits und das Nachweisen der Compliance gegenüber Regulierungsbehörden. 

• Proaktive Identifizierung von Compliance-Problemen: Durch die Visualisierung von Prozessen können Organisationen proaktiv Compliance-Lücken erkennen und beheben, bevor sie zu Problemen werden. 

• Konformitätsprüfung: Prozess-Mining kann helfen, zu überprüfen, ob die tatsächlichen Abläufe mit den beabsichtigten Prozessen übereinstimmen, was Audits schneller, genauer und kosteneffizienter macht. 

 

iGrafx‘ Process360 Live integriert umfassendes Risiko- und Compliance-Management und ermöglicht es Organisationen, digitale Modelle ihrer Geschäftsprozesse zu entwickeln, Risikominderungsstrategien an die Frontlinien weiterzugeben und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter im Einklang mit risikoinformierten Praktiken arbeitet. 

 

Integration mit Altsystemen erleichtern

Herausforderung: Die Integration neuer digitaler Technologien mit bestehenden Altsystemen kann technisch herausfordernd und kostspielig sein. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Umfassende Analyse: Prozessabbildung bietet eine detaillierte Übersicht über bestehende Arbeitsabläufe und Systeme, identifiziert Integrationspunkte und potenzielle Konflikte zwischen alten und neuen Technologien. 

• Phasenweise Implementierungsplanung: Durch das Verständnis des aktuellen Prozessflusses können Organisationen phasenweise Integrationen planen, die Störungen minimieren und die Kompatibilität zwischen alten und neuen Systemen sicherstellen. 

• Identifizierung von Redundanzen: Prozessabbildungen können redundante Schritte oder veraltete Praktiken aufdecken, die gestrafft oder eliminiert werden können, wodurch der Integrationsprozess vereinfacht wird. 

 

iGrafx‘ Process360 Live-Plattform bietet End-to-End-Prozessintelligenz, indem sie Prozess-Mining, Design und Simulation integriert, was Ihnen hilft zu verstehen, wie alles zusammenpasst und die Integration erleichtert. 

 

Erhöhung der Cybersicherheitsmaßnahmen

Herausforderung: Die zunehmende Digitalisierung setzt Organisationen einem höheren Risiko für Cybersicherheitsbedrohungen aus. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Identifizierung von Schwachstellen: Jeder Ort, an dem Daten zugegriffen, gespeichert oder bewegt werden, wird sichtbar, was potenzielle Cybersicherheitslücken aufzeigt. 

• Implementierung von Kontrollen: Prozessabbildungen erleichtern die Integration von Cybersicherheitsmaßnahmen in bestehende Arbeitsabläufe, indem sie klar anzeigen, wo Datensicherheitsprotokolle angewendet werden müssen. 

• Sicherstellung der Compliance: Detaillierte Prozessdokumentation stellt sicher, dass Cybersicherheitspraktiken mit den regulatorischen Anforderungen übereinstimmen, wodurch die Einhaltung erleichtert wird.

 

Angehen von Qualifikationslücken und Talentmangel 

Herausforderung: Digitale Transformation erfordert spezialisierte Fähigkeiten, die in der aktuellen Belegschaft möglicherweise fehlen. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Identifikation des Qualifikationsbedarfs: Prozessabbildungen heben die spezifischen Aufgaben und Technologien hervor, die in jedem Prozess beteiligt sind, sodass Organisationen die genauen Fähigkeiten für die Transformation identifizieren können. 

• Gezielte Schulungsprogramme: Wenn Sie genau wissen, welche Fähigkeiten jeder Prozess erfordert, können Sie Schulungsprogramme entwickeln, die genau das vermitteln, was benötigt wird. 

• Optimierung der Ressourcenzuweisung: Prozessabbildungen können helfen, Ressourcen effektiver zuzuweisen, indem sie Bereiche identifizieren, in denen Prozessautomatisierung oder neue Technologien Qualifikationslücken ausgleichen können. 

Process360 Live hat einen generativen KI-Assistenten (Pia), der Geschäftspersonal, das mit Modellierung nicht vertraut ist, bei der Erstellung genauer Diagramme unterstützt und die Abhängigkeit von hochspezialisierten Fähigkeiten reduziert. 

 

Finanzielle Einschränkungen managen

Herausforderung: Die digitale Transformation erfordert oft signifikante Anfangsinvestitionen in Technologie, Infrastruktur und Schulung. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Kosten-Nutzen-Analyse: Durch die Visualisierung von Prozessen können Organisationen Bereiche identifizieren, in denen digitale Investitionen die höchsten Renditen bringen, was eine strategischere Budgetzuweisung ermöglicht. 

• Phasenweise Investitionsplanung: Prozessabbildungen unterstützen die Erstellung phasenweiser Transformationspläne, die es Organisationen ermöglichen, Investitionen über die Zeit zu verteilen und den Cashflow effektiver zu managen. 

• Verschwendung eliminieren: Ineffizienzen durch Prozessabbildung zu identifizieren und zu beseitigen kann zu Kosteneinsparungen führen und einige der finanziellen Belastungen der Transformation ausgleichen. 

 

iGrafx‘ Prozesssimulation ermöglicht es Organisationen, Transformationsbemühungen durch datengestützte ROI-Bewertungen zu entlasten. Was-wäre-wenn-Analysen, Vorhersagen & Projektionen und die Entdeckung von Ursachen bieten wertvolle Einblicke in die finanziellen Auswirkungen von Prozessänderungen und unterstützen informierte Entscheidungsfindung sowie optimierte Budgetzuweisungen. 

 

Datenmanagement und Qualität verbessern

Herausforderung: Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert genaue, zeitnahe und gut verwaltete Daten. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Datenflussvisualisierung: Prozessabbildung zeigt, wo Daten erstellt, gespeichert und abgerufen werden, wodurch Organisationen potenzielle Risiken identifizieren und die Datenverwaltung verbessern können. 

• Verbesserung der Datenverwaltung: Wenn Sie alle Ihre Datenkontaktpunkte kennen, können Sie die richtigen Kontrollen einrichten, um Daten genau und sicher zu halten. 

• Vereinfachung der Datenintegration: Prozessabbildung erleichtert eine nahtlose Datenintegration, indem sie klar zeigt, wie verschiedene Systeme und Prozesse miteinander interagieren, was eine effektivere Datenkonsolidierung und -analyse ermöglicht. 

• Compliance-Ausrichtung: Datenschutzvorschriften werden jedes Jahr strenger. Prozessabbildung zeigt Ihnen genau, wo sensible Daten gespeichert und bewegt werden. 

 

iGrafx‘ Process360 Live-Plattform umfasst Prozess-Mining-Funktionen, die Datenpunkte aus Transaktionssystemen (wie Ihrem ERP, CRM oder anderen Softwarelösungen, die Sie für den täglichen Betrieb verwenden) erfassen und objektive Einblicke in Datenflüsse bieten. Dies erleichtert die Erstellung eines Prozessarchivs, das die Informationen mit Prozessabbildungen verknüpft, um Echtzeit, datengestützte Einblicke zu gewährleisten. 

 

ROI und Erfolgskriterien messen

Herausforderung: Die Quantifizierung des Return on Investment (ROI) und die Definition geeigneter Erfolgskriterien für Transformationsinitiativen können schwierig sein. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Festlegung der Basislinie: Prozessabbildungen bieten eine klare Basislinie der aktuellen Abläufe, wodurch Verbesserungen einfacher gemessen und der ROI berechnet werden kann. 

• KPIs definieren: Wenn Sie jeden Schritt in einem Prozess verstehen, können Sie Metriken identifizieren, die wirklich wichtig sind. Statt allgemeiner Messgrößen wie „verbesserte Effizienz“ erhalten Sie spezifische, nachverfolgbare Kennzahlen für jeden Prozess. 

• Kontinuierliches Monitoring: Prozessabbildungen bieten klare Bezugspunkte zur Messung von Veränderungen. Sie können genau verfolgen, wie neue Prozesse im Vergleich zu alten Prozessen mithilfe konkreter Daten und nicht subjektiver Eindrücke abschneiden. 

 

iGrafx‘ Prozesssimulation verbessert die ROI-Messung, indem sie es Organisationen ermöglicht, Prozessänderungen in einer risikofreien Umgebung zu testen. Was-wäre-wenn-Analysen, Vorhersagen und datengestützte Einblicke helfen, potenzielle Verbesserungen vor der Implementierung zu quantifizieren, um sicherzustellen, dass Transformationsbemühungen sowohl strategisch als auch messbar sind. 

 

Skalierbarkeit und Flexibilität verbessern

Herausforderung: Wenn Organisationen wachsen, müssen ihre digitalen Systeme skalierbar und flexibel sein, um den sich ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Skalierbare Prozesse identifizieren: Prozessabbildungen zeigen, welche Teile des Arbeitsablaufs skalierbar sind und welche modifiziert werden müssen, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen. 

• Modulare Planung: Prozesse in kleinere, handhabbare Module aufzuteilen, macht es einfacher, spezifische Komponenten bei Bedarf zu skalieren. 

• Förderung agiler Anpassungen: Mit einer klaren Prozessabbildung wird die Anpassung an neue Technologien oder sich verändernde Geschäftsanforderungen unkompliziert. Sie haben einen Rahmen, der Änderungen schnell integrieren kann, ohne das gesamte System zu stören. 

 

iGrafx‘ Process360 Live ermöglicht es, diskrete Ereignissimulation und modulare Prozessgestaltung durchzuführen, was Organisationen hilft, für Skalierbarkeit und Flexibilität zu planen. 

 

Führung und Vision in Einklang bringen

Herausforderung: Ein erfolgreicher digitaler Transformationsprozess erfordert starke Führung und eine vereinheitlichte Vision innerhalb der gesamten Organisation. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Vereinheitlichtes Verständnis: Prozessabbildungen schaffen eine gemeinsame visuelle Sprache, die Führungskräfte und funktionsübergreifende Teams rund um den aktuellen Stand und die zukünftige Vision der Prozesse vereint. 

• Strategische Kommunikation: Führungskräfte können zeigen, nicht nur sagen, wie die aktuellen Prozesse funktionieren und wie sie sich ändern müssen. Dieser visuelle Ansatz durchbricht organisatorische Politik und konzentriert alle auf Fakten. 

• Entscheidungsfindung stärken: Mit einer klaren Sicht auf die Prozesse können Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen, die mit den übergeordneten Geschäftszielen in Einklang stehen. 

 

iGrafx‘ kollaborative Tools und visuelle Prozessabbildungen erleichtern die strategische Kommunikation zwischen Führungsteams. Durch die Bereitstellung eines gemeinsamen Rahmens für das Verständnis von Prozessen können Führungskräfte ihre Vision und Strategie der digitalen Transformation abstimmen und so kohärente und effektive Transformationsbemühungen vorantreiben. 

 

Auswahl und Implementierung der richtigen Technologien

Herausforderung: Die Auswahl geeigneter Technologien und die Gewährleistung ihrer effektiven Implementierung können angesichts der Vielzahl von Optionen eine Herausforderung darstellen. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Technologietauglichkeitsbewertung: Prozessabbildungen helfen dabei zu bewerten, wie neue Technologien mit bestehenden Systemen integriert werden, und stellen sicher, dass die ausgewählten digitalen Lösungen den Prozessanforderungen entsprechen. 

• Implementierungsplanung: Detaillierte Abbildungen bieten eine Roadmap für die Implementierung von Technologien und skizzieren die erforderlichen Schritte, um neue Tools nahtlos zu integrieren. 

• Risikominimierung: Durch die Visualisierung des gesamten Prozesses können Organisationen potenzielle Implementierungsrisiken identifizieren und proaktiv Strategien entwickeln, um diese anzugehen. 

 

Aufrechterhaltung des Schwungs und kontinuierliche Prozessverbesserung

Herausforderung: Der Beginn der Transformation ist einfach. Den Schwung aufrechterhalten ist schwierig. Die meisten Unternehmen starten stark und rutschen dann langsam wieder in alte Gewohnheiten ab. Nach einem Jahr machen die Leute wieder alles auf die alte Weise, nur mit neuen Systemen. 

Wie Prozessabbildung hilft: 

• Kontinuierliches Monitoring: Prozessabbildungen dienen als Bezugspunkte für die laufende Überwachung und Bewertung und helfen dabei, den Fokus und den Schwung aufrechtzuerhalten. 

• Förderung kontinuierlicher Verbesserung: Die regelmäßige Aktualisierung von Prozessabbildungen ermutigt zu einer Kultur kontinuierlicher Verbesserung, in der Prozesse routinemäßig bewertet und optimiert werden. 

• Feier von Meilensteinen: Klare Prozessdokumentationen ermöglichen es Organisationen, Meilensteine zu identifizieren und zu feiern, wodurch die Bedeutung nachhaltiger Transformationsbemühungen betont wird. 

 

iGrafx‘ Process360 Live unterstützt kontinuierliches Monitoring und Verbesserung, indem es Echtzeit-Einblicke bietet und die regelmäßige Aktualisierung von Prozessabbildungen erleichtert. 

 

Prozessabbildung für Exzellenz in der digitalen Transformation nutzen

Prozessabbildung dient als Brücke zwischen den aktuellen Abläufen und der digitalen Transformation, indem sie eine klare Basislinie bestehender Prozesse bietet, spezifische Verbesserungspotenziale identifiziert, ein gemeinsames Verständnis innerhalb der Organisation schafft und eine bessere Planung und Ausführung von digitalen Transformationsinitiativen ermöglicht. 

Aber das ist erst der Anfang. Sobald Sie genaue Abbildungen Ihrer Prozesse haben, können Sie allerlei nützliche Dinge tun. Sie können Änderungen simulieren, um zu sehen, wie sie das gesamte System beeinflussen. Sie können Engpässe und Ineffizienzen identifizieren. Sie können die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Aber das Wichtigste ist, dass Sie ein gemeinsames Verständnis davon haben, wie die Dinge funktionieren. Das mag einfach erscheinen, ist aber überraschend selten in großen Organisationen. Die meisten Menschen verstehen nur ihren Teil des Prozesses. Sie sehen nicht, wie er ins größere Bild passt. 

 

Schritte für eine effektive Prozessabbildung in der digitalen Transformation 

Was wir gelernt haben 

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dieser Analyse sind überraschend einfach: 

• Sichtbarkeit geht der Transformation voraus: Die besten Transformationen beginnen mit dem Verständnis der aktuellen Prozesse, nicht mit der Implementierung neuer Technologien. 

• Visualisierung und Klarheit: Prozessabbildungen bieten eine visuelle Darstellung von Arbeitsabläufen, was es einfacher macht, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. 

• Strategische Planung: Detaillierte Prozessdokumentationen unterstützen die Entwicklung strategischer Pläne, die mit den Geschäftszielen in Einklang stehen. 

• Stakeholder-Einbindung: Die Einbeziehung wichtiger Stakeholder in die Prozessabbildung fördert die Zusammenarbeit und Akzeptanz, was für eine erfolgreiche Transformation entscheidend ist. 

• Kontinuierliche Verbesserung: Prozessabbildung ist keine einmalige Aktivität, sondern eine kontinuierliche Praxis, die kontinuierliche Optimierung und Anpassung unterstützt. 

 

Durch die Nutzung von Prozessabbildungen können Organisationen systematisch die häufigen Herausforderungen der digitalen Transformation angehen und überwinden, um einen reibungsloseren, effizienteren und erfolgreicheren Übergang zu gewährleisten. 

Die Integration fortschrittlicher BPM-Software wie Process360 Live verstärkt diese Vorteile und bietet umfassende und kollaborative Plattformen, die jede Facette der digitalen Transformationsreise unterstützen. 

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