Ganz gleich, ob Sie Kunden antworten, ein Produkt/eine Dienstleistung für den Markt vorbereiten oder interne Abteilungen Tag für Tag verwalten, die Effizienz in Ihrem Unternehmen ist nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die der Konkurrenz einen Schritt voraus sein wollen, müssen die Rationalisierung ihrer Abläufe meistern.
Hier kommt das Business Process Design ins Spiel. Es ist die strategische Blaupause für die Umwandlung ungeordneter Arbeitsabläufe in nahtlose, produktive Systeme.
In diesem Artikel untersuchen wir die Prinzipien und Praktiken des Geschäftsprozessdesigns und enthüllen die Geheimnisse der Gestaltung von Prozessen, die die Unternehmensziele erreichen und übertreffen. Ganz gleich, ob Sie bestehende Verfahren überarbeiten oder neue von Grund auf neu entwickeln, erfahren Sie, warum Prozessdesign für Ihr Unternehmen unerlässlich ist und welche acht Grundprinzipien den Erfolg ausmachen.
Was ist Business Process Design?
Bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen geht es um die Planung und Verbesserung organisatorischer Arbeitsabläufe. Es bildet jede Aufgabe ab und optimiert sie, um Verschwendung zu reduzieren, die Effizienz zu fördern und die Ressourcennutzung zu optimieren. Bei korrekter Ausführung ermöglicht das Design von Geschäftsprozessen reibungslosere Abläufe und nahtlose Anpassungen an Kundenbedürfnisse und Marktveränderungen.
Warum ist es wichtig, Prozessdesign zu verstehen?
Mit dem Prozessdesign können Sie bewerten, wie sich jeder Prozess auf die Abläufe Ihres Unternehmens auswirkt und ob er zu den Zielen beiträgt. Jeder Prozess – und jede Aufgabe innerhalb dieses Prozesses – trägt zu Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterengagement bei.
Wenn Sie das Design der einzelnen Prozesse nicht verstehen, kann dies zu einem weniger koordinierten Ansatz im gesamten Unternehmen, verschwendeten Ressourcen und unklaren Arbeitsabläufen führen. Durch die Priorisierung der Entwicklung effektiver Geschäftsprozesse ist es möglich, Wachstum zu erzielen.
Die drei Arten der Prozessgestaltung:
- Kernprozesse: Auch als operative Prozesse bezeichnet, sind dies Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, die Einnahmen generieren und Produkte/Dienstleistungen für Kunden anbieten. Beispiele hierfür sind die Entwicklung eines Produkts und die Abwicklung von Aufträgen.
- Strategische Prozesse: Bei der strategischen Prozessgestaltung geht es darum, Schwachstellen in Prozessen zu identifizieren, die sich auf die langfristigen Ziele und die Vision einer Organisation auswirken. Zum Beispiel die Durchführung von Marktforschung und die Neuausrichtung der Strategie, um die Ziele zu erreichen.
- Managementprozesse: Betriebsmanagement, Compliance und Risikoidentifikation sind allesamt Managementprozesse. Lücken oder Ineffizienzen können sich auf die Struktur und Produktivität des gesamten Unternehmens auswirken. Beispiele hierfür sind die Einführung neuer Geräte oder die Stärkung der Compliance-Rahmenbedingungen.
Die Vorteile der Implementierung effektiver Geschäftsprozesse
Beim Design von Geschäftsprozessen geht es nicht nur darum, den Betrieb zu rationalisieren. Es schafft positive Effekte in Ihrem gesamten Unternehmen. Lassen Sie uns die vielen Vorteile nahtloser Prozesse untersuchen.
Synergie
Wenn jeder die Ziele versteht, auf die er hinarbeitet, ist es einfacher, den Fortschritt und die Verantwortlichkeit zu überwachen.
Unabhängig davon, ob es sich um die Erstellung eines neuen Geschäftsprozesses oder die Verfeinerung bestehender Geschäftsprozesse handelt, können die Mitarbeiter sehen, wie ihre Handlungen direkt zu den Zielen beitragen und ein informiertes und produktives Umfeld schaffen.
Qualitätskontrolle
Ein klar definierter Prozess reduziert das Rätselraten und trägt zu einem reibungslosen Ablauf im gesamten Unternehmen bei. Standardisierte Prozesse eliminieren Fehler und stellen sicher, dass Managementteams beurteilen können, wie das Unternehmen funktioniert.
Sobald Sie verbesserungswürdige Bereiche identifiziert haben, können Sie alle Regeln anwenden und sicherstellen, dass sie konsistent bleiben.
Digitale Transformation
Die meisten Unternehmen verlassen sich auf eine Reihe von Softwarelösungen, um tägliche Aufgaben zu erledigen und Abläufe zu rationalisieren. Wenn Sie verstehen, wie sich ein neuer Prozess in aktuelle IT-Systeme und Arbeitsabläufe integrieren lässt, können Sie feststellen, wo das Design am besten funktioniert, und das Risiko doppelter Arbeit reduzieren.
Kostensenkung
Ineffiziente Prozesse können sich negativ auf jedes Unternehmen auswirken. Laut HR Grapevine verschwendet der durchschnittliche Mitarbeiter einen Monat pro Jahr mit unnötigen Aufgaben und Arbeitsabläufen, was auf ein anhaltendes Problem hinweist.
Durch die Beseitigung unnötiger Redundanzen und Arbeitsabläufe können Sie Ressourcen schonen und helfen Sie Ihren Mitarbeitern, mehr aus ihrer Zeit zu machen.
Die 7 Prinzipien der Prozessgestaltung
Bevor Sie neue Prozesse implementieren oder Ihre aktuellen Prozesse neugestalten, ist es wichtig, die Schlüsselprinzipien zu verstehen, die den Erfolg des Unternehmens ausmachen. Kleine Unternehmen und große Organisationen mit mehreren Abteilungen sollten sich bei der Optimierung von Prozessen an sieben Prinzipien erinnern.
1: Verbraucherorientiert
Als Unternehmen wissen Sie, dass Ihr Erfolg von der Fähigkeit abhängt, positive Ergebnisse und einen Mehrwert für Verbraucher oder Kunden zu erzielen. Wenn Sie verstehen, wie Menschen mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung interagieren, wird die Kundenzufriedenheit sichergestellt.
2: Zielsetzung
Egal, ob Sie ein neues Produkt einführen, sich auf das Betriebsmanagement konzentrieren oder einen neuen
Arbeitsablauf für die Mitarbeiter entwickeln, Sie müssen ein klares Ziel vor Augen haben.
Lösen Sie ein internes Problem? Welchen Wert soll Ihr Produkt schaffen? Wenn Sie Ihre Ziele kennen, ist es einfacher, effektive Prozesse zu gestalten.
3: Zusammenarbeit
Die Prozessgestaltung erfordert die Zusammenarbeit zwischen den wichtigsten Beteiligten. Abteilungen und einzelne Teams sollten Ideen austauschen und untersuchen, wie sich der neue Prozess auf die Organisation auswirken könnte. Durch die Zusammenarbeit können Teams potenzielle Herausforderungen angehen und die Verantwortlichkeit sicherstellen.
4: Rationalisierung von Arbeitsabläufen
Die Bewertung jedes aktuellen Prozesses und die Identifizierung von Engpässen ermöglicht Verbesserungsmöglichkeiten. Gibt es zum Beispiel Verzögerungen in der Lieferkette? Machen Ihre Mitarbeiter unnötige Schritte? Wo können Sie bestimmte Arbeitsabläufe automatisieren?
5: Standardisierung
Sobald Sie einen effektiven Geschäftsprozess erstellt haben, müssen Sie den Mitarbeitern klare Schritte vorgeben. müssen Sie den Mitarbeitern klare Schritte vorgeben. Dadurch wird sichergestellt, dass sie wissen, wiejede Aufgabe auszuführen ist, und Fehler werden reduziert. Es ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Qualitätskontrolle und der Ermittlung potenzieller Schulungsmöglichkeiten.
6: Compliance
Jedes Unternehmen muss sich der rechtlichen Beschränkungen bewusst sein und jeden Prozess auf Compliance-Probleme überwachen. Während einige Branchen strengeren Vorschriften unterliegen, schützt das Compliance-Management auf individueller und organisatorischer Ebene das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen und Reputationsschäden.
7: Kontinuierliche Verbesserung
Prozessdesign ist keine einmalige Sache; Es geht darum, jeden Arbeitsablauf ständig zu bewerten und weiterzuentwickeln, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Ein praktischer Ansatz zur Überprüfung Ihrer Prozesse und zur Bewertung, ob sie noch funktionsfähig sind, kann die Effizienz verbessern und bessere Ergebnisse erzielen.
Vier Schritte zur Schaffung eines effektiven Geschäftsprozesses
Jetzt, da Sie mehr über das Prozessdesign und seine Prinzipien wissen, ist es an der Zeit zu zeigen, wie Sie einen effizienten Prozess erstellen können, der Ihr Unternehmen in Richtung der gesetzten Ziele führt. Wenn Sie diese entscheidenden Schritte befolgen, können Sie den Prozess aufbauen und seine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen überwachen.
Schritt 1: Ziele des Prozessdesigns
Der erste Schritt bei der Prozessgestaltung besteht darin, Ihre Geschäftsanforderungen zu identifizieren. Warum denken Sie darüber nach, einen neuen Prozess zu entwickeln? Geht es darum, die betriebliche Effizienz zu verbessern? Oder bringen Sie ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt?
Das Verständnis des Warum hilft Ihnen, sich auf das Was zu konzentrieren.
Überlegen Sie, warum Sie einen neuen Prozess erstellen, und bewerten Sie seine potenziellen Auswirkungen auf Mitarbeiter und Kunden. Untersuchen Sie alle Elemente Ihres Unternehmens, einschließlich der Mission, der internen Infrastruktur, der Zielgruppe und der langfristigen Wachstumsziele.
Schritt 2: Prozessabbildung
Bei der Prozessabbildung wird eine visuelle Darstellung Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe erstellt, in der Regel im Mindmap- oder Flussdiagrammformat. Sobald Sie über die anfängliche Prozesslandkarte verfügen, können Sie Schritte hinzufügen, um einen neuen Arbeitsablauf zu erstellen.
Mit fortschrittlicher Software können Sie eine Prozesslandkarte erstellen, die die folgenden Berührungspunkte identifiziert:
- Wer startet den Prozess?
- Welche Schritte sind erforderlich?
- Welche Aufgaben fallen innerhalb des Prozesses an?
- Welche Ergebnisse erzielt der Prozess?
- Wer profitiert von dem Prozess?
Ein gut konzipierter Prozess sollte Engpässe und Schwachstellen beseitigen. Bitten Sie bei der Analyse Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe die Mitarbeiter, diese zu überprüfen und etwaige Probleme zu dokumentieren. Dies macht es einfacher, einen effektiveren Geschäftsprozess zu erstellen.
Schritt 3: Prozessentwicklung
Achten Sie bei der Entwicklung eines neuen Prozesses darauf, dass Sie alle Beteiligten einbeziehen. Manager und Mitarbeiter, die den Prozess regelmäßig nutzen, sollten die Möglichkeit haben, zu erklären, wie sich jede Aufgabe innerhalb des Prozesses verbessern sollte, und ihre Bedenken zu äußern.
Suchen Sie nach neuen Ideen und bewerten Sie, wie sie den aktuellen Prozess verbessern können. Innovations- und Automatisierungsmöglichkeiten können langweilige Aufgaben überflüssig machen und den Mitarbeitern mehr Zeit geben, sich auf das Erreichen umfassenderer Produktivitätsziele zu konzentrieren.
Schritt 4: Testen, anpassen und weiterentwickeln
Sobald Sie die Ziele des neuen Prozesses kennen, ist es einfacher, Prototypen zu erstellen, mit denen neue Arbeitsabläufe getestet werden. Denken Sie daran, dass diese Phase oft ein Fall von Versuch und Irrtum ist, aber die Integration von Prozesssimulationstools kann Ihnen helfen, digitale Darstellungen jedes Prozesses zu erstellen und zu beurteilen, welcher die besten Ergebnisse bietet.
Der nächste Schritt besteht darin, den neuen Prozess zu erstellen und eine transparente Kette von Informationen und Anweisungen für alle zu gewährleisten, die ihn nutzen. Wenn Sie regelmäßig testen, ob Prozesse weiterhin effektiv sind, können Sie sie anpassen und weiterentwickeln.
Mögliche Herausforderungen der Prozessgestaltung
Die Prozessgestaltung bietet zwar zahlreiche Vorteile, birgt aber auch einige Herausforderungen. Sie sind keine Deal-Breaker, aber das Verständnis potenzieller Probleme kann dazu beitragen, Risiken zu mindern und Hindernisse zu überwinden.
Schritte zum Überdenken
Ein Prozess sollte nicht zeitaufwändig sein. Er soll Ihr Team in möglichst wenigen Schritten an sein gewünschtes Ziel bringen. Sie müssen die Dinge nicht übermäßig verkomplizieren, indem Sie andere Schritte einführen oder Arbeitsabläufe einschränken.
Fragen Sie die wichtigsten Teammitglieder, welche Schritte am wichtigsten sind, und beurteilen Sie, wie unnötige Aufgaben reduziert werden können.
Ausbildung
Die Schulung der Mitarbeiter in neuen Prozessen kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn es um den Einsatz von Technologie geht. Die Entwicklung umfassender Schulungsprogramme und die Bitte um Feedback der Teilnehmer können Bereiche identifizieren, die mehr Klärung erfordern.
Wenn Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Bedenken zu äußern und Fragen zu den neuen Prozessen zu stellen, verringern Sie ihren Widerstand gegen Veränderungen.
Niedrige Adoptionsraten
Mangelnde Ausbildung und Widerstand gegen Veränderungen können zu niedrigen Akzeptanzraten beitragen. Zu den weiteren Faktoren gehören die Befürchtung, dass die Technologie zum Verlust von Arbeitsplätzen führen wird, und das Unverständnis, warum das neue Verfahren für die Produktivität unerlässlich ist.
Die Klärung des Zwecks jedes Prozesses und die Erläuterung seiner Vorteile helfen Ihrem Team, seine Fähigkeiten zu entwickeln und zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.
Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren?
Geschäftsprozessmanagement ermöglicht zukünftiges Wachstum und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen der Zeit voraus ist. Die Neugestaltung bestehender Prozesse kann die Produktivität steigern und Ihr Team befähigen, Arbeitsabläufe zu übernehmen, die das Wachstum fördernDie Neugestaltung bestehender Prozesse kann die Produktivität steigern und Ihr Team befähigen, Arbeitsabläufe zu übernehmen, die das Wachstum fördern.
Die Technologie macht heute die manuelle Prozessüberwachung überflüssig und ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, für maximale Effizienz und Produktivität zu optimieren.
Mit einem umfassenden Geschäftsprozessmanagement-Tool wie Process360 Live können Erkennung, Prozesslandkarten, Design und Simulationen in eine komfortable Plattform integriert werden.
Wenn Sie eine Demo wünschen oder kostenlose Testversion, bitte setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.
Business Process Design FAQs
Was bedeutet Prozessdesign?
Bei der Prozessgestaltung geht es um die Planung und Verbesserung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation. Es erstellt eine Roadmap für Aufgaben, um Ziele zu erreichen, einschließlich der Reduzierung von Verschwendung, Ressourcenoptimierung und optimierte Betriebsabläufe.
Was ist grundlegendes Prozessdesign?
Einfach ausgedrückt ähnelt die grundlegende Prozessgestaltung dem Skizzieren einer Gliederung, ohne jedoch die Details zu erfassen. Es bewertet die grundlegenden Schritte in jedem Prozess und identifiziert wichtige Entscheidungspunkte. Sobald Sie die Grundlage für jeden Arbeitsablauf geschaffen haben, können Sie die Details für ein umfassendes System erfassen und nachtragen.
Was ist ein Prozessdesignmodell?
Prozessmodelle sind visuelle Repräsentationen eines einzelnen Prozesses und seiner Aufgaben. Diese Flussdiagramme skizzieren Schritte, Entscheidungspunkte und den Informationsfluss zwischen den einzelnen Berührungspunkten. Die Visualisierung des Prozesses ermöglicht es Ihnen auch, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen.
Wofür kann ich Prozessdesign-Tools verwenden?
Prozessdesign kann interne und externe Prozesse verbessern. Sie können beispielsweise beurteilen, wie Vertreter mit Kundenanfragen umgehen, oder Probleme in Ihrer Lieferkette identifizieren.
Industrieunternehmen können Verzögerungen im Produktionsprozess verstehen und Automatisierungen implementieren, um die Dinge zu beschleunigen.
Warum Prozessdesign-Software verwenden?
Die manuelle Abbildung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen ist eine mühsame Aufgabe, die einen erheblichen Aufwand an Zeit und Know-how erfordert. Es gibt auch mehr Spielraum für Fehler. Prozessmanagement-Software visualisiert jeden Prozess genau und ermöglicht es Ihnen, Änderungen zu simulieren.
Es kann Automatisierungstools integrieren und ermöglicht es den wichtigsten Interessengruppen, den Zweck jedes Prozesses verständlich zu machen.