Die Bestandsaufnahme ist ein kritischer Schritt zur Optimierung Ihrer Prozesse, insbesondere wenn Sie ein klares Verständnis für Ihr „Warum“ und „Wer“ haben. Es beinhaltet die Bewertung der Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen, der bereits vorhandenen Kernsysteme und der derzeit verwendeten Anwendungen.
Ob Sie von Grund auf neu beginnen oder bestehende Investitionen verbessern möchten, eine gründliche Bestandsaufnahme hilft Ihnen, das Rad nicht neu zu erfinden, vorhandene Assets zu maximieren und informierte Entscheidungen zur Prozessverbesserung zu treffen.
Mit Ihrem klaren „Warum“ und „Wer“ im Hinterkopf ist es an der Zeit, mit der Bestandsaufnahme zu beginnen.
- Welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung?
- Welche Kernsysteme und Lösungen sind bereits in Gebrauch?
- Welche Anwendungen nutzen die Mitarbeiter bereits?
Natürlich hängen die Antworten auf diese Fragen davon ab, wo Sie sich auf Ihrer Reise zur Prozessreife befinden. Wenn sich Ihr Unternehmen in den allerersten Phasen der Prozessverbesserung befindet, könnte es sehr wenig an bestehenden Ressourcen und Systemen geben. Oder vielleicht hat Ihr Unternehmen bereits viel investiert, aber die Ergebnisse waren suboptimal.
Vermeiden Sie es, das Rad neu zu erfinden
Ein Teil der Bedeutung einer Inventur besteht darin, sicherzustellen, dass Sie das Rad nicht neu erfinden. Wenn es vorhandene Ressourcen und Systeme gibt, gibt es gute Gründe, nach Möglichkeiten zu suchen, diese zu nutzen.
Erstens kann es einfach eine Verschwendung von Zeit und Energie sein, bestehende Systeme zu ersetzen. Wenn das Unternehmen bereits über Business-Intelligence-Tools verfügt, ist es oft effizienter, diese oder ihre Daten zu nutzen, um Ihre Process Intelligence-Bemühungen zu unterstützen.
Der zweite Grund, sorgfältig darüber nachzudenken, wie Sie mit bestehenden Systemen arbeiten, ist, dass der Versuch, sie zu ersetzen, zu Reibungsverlusten führen kann. In vielen Fällen sind diese Systeme das „Baby“ von jemandem. Das kann ein Projekt sein, für das sie sich im Laufe der Jahre eingesetzt haben, oder sogar eine karrierebestimmende Entscheidung, die sie auf der Grundlage der besten verfügbaren Informationen zu diesem Zeitpunkt umgesetzt haben. Du wirst nicht sehr weit kommen, wenn du ihr Baby hässlich nennst. Oder ihnen zu sagen, dass sie einen neuen brauchen!
Bestandsaufnahme der vorhandenen Technologie
Vor diesem Hintergrund ist ein guter Ausgangspunkt für eine Bestandsaufnahme die Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozesswerkzeuge – insbesondere derjenigen, die im gesamten Unternehmen aktiv eingesetzt werden. Beispiele könnten sein:
- Diagrammerstellungstools wie Visio oder Lucidchart,
- Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA),
- Low-Code-Anwendungsplattformen (LCAPs),
- Business Intelligence (BI)-Tools und
- Kernsysteme: GRC, CRM, ERP, ITSM usw.
Wenn Ihr Unternehmen einige dieser Tools bereits ausgiebig einsetzt, sind die häufigsten Einwände, die Sie von anderen hören könnten: „Aber wir haben doch schon Business Intelligence. Warum brauchen wir das?“ Oder: „Wir haben bereits RPA und ein Diagramming-Tool.“
Ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass eine Sammlung von Prozesswerkzeugen nicht dasselbe ist wie eine vollständige Process-Intelligence-Lösung.
Echte Prozessintelligenz ermöglicht es dem Unternehmen, Prozesse durchgängig zu optimieren, die idealen Versionen von Prozessen zu erstellen und die Kernprobleme Kosten, Compliance und Effizienz anzugehen.
Darüber hinaus bietet Process Intelligence einen Mehrwert für die bereits vorhandenen Tools. Wenn das Unternehmen beispielsweise bereits Geld für RPA ausgibt, sollte betont werden, dass Process Intelligence die Leistung und den Wert von RPA steigern kann. Automatisierung allein macht Prozesse einfach schneller. Aber wenn es zugrundeliegende Probleme im Prozess gibt, könnte dies nur Benzin ins Feuer gießen! Process Intelligence begründet die Automatisierung, indem sie sie intelligenter macht, ohne dass das Unternehmen mehr Geld für RPA ausgeben muss. Und der daraus resultierende Mehrwert macht es einfacher, Unterstützung von den Menschen zu gewinnen, die am meisten in das RPA-Tool investiert haben.
Ein weiteres gängiges Beispiel ist die Umwandlung von statischen Geschäftsprozessdiagrammen in Live-Prozessmodelle, die von anderen Systemen verwendet werden können. Viele bestehende Diagramm-Tools entsprechen nicht den BPMN-Standards (Business Process Modeling Notation), was bedeutet, dass ihre Ergebnisse nicht einfach in das standardisierte Format übersetzt werden können, das für den Einsatz in Prozessoptimierungsinitiativen erforderlich ist.
Ein gutes Process-Intelligence-Tool kann dieses Problem lösen, indem es Prozessdiagramme in eine BPMN-Struktur umwandelt. Auf diese Weise kann das Unternehmen seine vorhandenen Informationen nutzen, um weitere Bemühungen zur Prozessoptimierung zu unternehmen. Es fügt auch eine zusätzliche Utility-Ebene für Stakeholder hinzu, die bereits in die Erstellung nützlicher Prozessdiagramme investiert haben.
Bestandsaufnahme des Humankapitals
Die zweite Überlegung bei der Bestandsaufnahme sind die Personen in Ihrem Unternehmen, die über das relevante Wissen verfügen, um ein Projekt voranzutreiben. Wir haben oben bereits auf die „Eigentümer“ von Prozessen und Technologien eingegangen – die Einzelpersonen und Teams, die bereits in bestimmte Aspekte von Prozessen oder Prozesswerkzeugen investiert haben. Zu den weniger offensichtlichen Quellen für Prozesswissen und -unterstützung gehören:
Erfahrene Teammitglieder: Dies sind Personen, die schon lange im Unternehmen sind, mit der Prozesslandschaft bestens vertraut sind und daher unschätzbares Fachwissen einbringen können. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen Prozesse oder Teile von Prozessen in verschiedenen Teams isoliert sind. Die Personen, die am längsten in diesen Teams sind, sind die perfekten Mitarbeiter, um Ihnen den Einstieg in das Verständnis ihrer Prozesse zu erleichtern.
Unternehmensberater: Eine weitere gute Informations- und Beratungsquelle sind Berater, die bereits über umfangreiches Fachwissen verfügen und die Frameworks, mit denen Sie arbeiten werden, in- und auswendig kennen. Die Projekte zur Kenntnis zu nehmen, an denen diese Personen bereits beteiligt sind, und sich als Verbündeter zu positionieren, kann eine freie Sichtbarkeit für die eigenen Bemühungen sein.
Innovationschampions: Achten Sie schließlich auf Mitglieder anderer Teams, die mutige neue Ideen und Ansätze entwickeln. Dies sind oft Menschen, die Sie einbeziehen können, um Ihre eigenen Bemühungen zu unterstützen. Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass jemand im Marketing sein Team fast davon überzeugt hat, GenAI für die Generierung von Werbung zu verwenden, springen Sie auf seinen Zug auf und sehen Sie, ob Sie den Anwendungsbereich für einige Ihrer Zwecke erweitern können.
Ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten, wenn Sie anfangen, Informationen zu sammeln und mit verschiedenen Personen im Unternehmen zusammenzuarbeiten, ist, dass Sie Ihren Ansatz prinzipientreu und objektiv halten sollten. Das bedeutet, dem zu vertrauen, was die Leute sagen, aber auch zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Seiten des Bildes verstehen. Oft ist die Art und Weise, wie jemand denkt, dass ein Prozess funktioniert, nicht so, wie er tatsächlich funktioniert. Verwenden Sie also, wo immer möglich, Daten, um Ihre Hypothesen dazu zu validieren.
Versuchen Sie in gleicher Weise, Annahmen über den Fortschritt der Prozessoptimierungsbemühungen anderer zu vermeiden. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, kritisch über ihre bisherigen Bemühungen nachzudenken. Haben sie Daten, die zeigen, welche Fortschritte sie gemacht haben? Und wenn sie auf Hindernisse gestoßen sind, denken Sie darüber nach, wie Sie dazu beitragen können, diese zu beseitigen und gleichzeitig ihren Bemühungen mit Prozessintelligenz einen Mehrwert zu verleihen.
Während Sie den Inventurprozess durchlaufen, ist es möglich, dass die Antworten auf einige der Fragen, die in diesem Abschnitt gestellt werden, lauten: „Ich weiß es nicht.“ Das ist völlig in Ordnung. Es geht darum, so transparent wie möglich über die Informationen und Ressourcen zu sein, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie in die nächsten Schritte Ihrer Prozessoptimierung einsteigen.
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Optimieren Sie Ihren Prozess für den Erfolg in der Praxis
Nachdem Ihr neuer und verbesserter Prozess entworfen, simuliert und modelliert ist, sind Sie endlich bereit, ihn in der Praxis einzusetzen. Wenn alles gut läuft, sollte es wie vorgesehen laufen, was dem Unternehmen Ressourcen und Zeit spart und Ihre Optimierungsbemühungen auf den Radar einiger Führungskräfte bringt.
Was viele Unternehmen jedoch nicht erkennen, ist, dass die Arbeit zu diesem Zeitpunkt noch nicht erledigt ist. Um sicherzustellen, dass Ihr Prozess wie beabsichtigt ausgeführt wird und Sie in den anderen Phasen nichts übersehen haben, gibt es einige zusätzliche Funktionen und Überlegungen, die Sie beachten sollten.
Überwachen und Messen Ihres Prozesses
Die erste davon ist die Notwendigkeit einer konsequenten Prozessüberwachung. Erinnern Sie sich an die Metriken, die Sie in der Anfangsphase definiert haben, um den Erfolg für verschiedene Stakeholder zu quantifizieren? Das Ziel der Prozessüberwachung ist es, herauszufinden, ob Ihre Prozessänderungen die von Ihnen skizzierten KPIs und Ergebnisse erreicht haben.
Wenn Sie Ihrer Process-Intelligence-Suite ein Prozessüberwachungstool hinzufügen, können Sie den Erfolg Ihrer Prozessverbesserungsinitiativen genau messen und den Ablauf Ihres neuen Prozesses quantifizieren.
Wichtig ist, dass die Überwachung kontinuierlich erfolgt. Ein Fehler, den viele Unternehmen machen, besteht darin, einen neuen Prozess über Wochen oder Monate auszuführen, bevor sie eine Bestandsaufnahme seiner Leistung vornehmen. Dies hat zur Folge, dass negative Trends oder Engpässe, die im neuen Prozess auftreten, unbemerkt bleiben, bis sie zu größeren Problemen werden.
Dies versetzt das Unternehmen in die Lage, immer mit Verzögerung auf Probleme zu reagieren, und kann zu Reputations-, Finanz- und Produktivitätsrisiken führen.
Es gibt auch unvorhergesehene Risiken und Veränderungen, die unmöglich vorherzusagen sind und sich alle auf die Leistung eines Prozesses im Laufe der Zeit auswirken können. Zum Beispiel ein wichtiger Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, umgeleitete Ressourcen oder ein verpfuschtes System-Upgrade, das einen neuen Engpass im Prozess schafft.
Was das Unternehmen anstreben sollte, ist, Probleme frühzeitig zu erkennen. Um dies zu erreichen, müssen die Prozesse nahezu in Echtzeit überwacht und aktualisiert werden, d. h. relevante Metriken sollten entsprechend der Häufigkeit überwacht und aktualisiert werden, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, sei es wöchentlich, täglich oder minutengenau.
Hilfreich ist auch, wenn die wichtigsten Kennzahlen über ein Dashboard angezeigt werden, das für alle Prozessbeteiligten leicht zugänglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder auf dem Laufenden bleibt und auf Risiken oder Bedenken hinweisen kann, die für sein Team spezifisch sind. Es ermöglicht Ihnen auch, auf auftretende Probleme zu reagieren und Ihren Prozess schnell zu iterieren und zu verbessern.
Erweiterung und Integration
Ein weiterer Faktor bei der Optimierung Ihrer Prozesslandschaft ist, ob die Tools oder Lösungen, die Sie implementieren möchten, in das integriert werden können, was Sie bereits haben.
Die Wahl einer Process-Intelligence-Lösung, die sich leicht in gängige Systeme wie LCAPs und Automatisierung integrieren lässt, kann es viel einfacher machen, die Zustimmung anderer im Unternehmen zu erhalten, insbesondere wenn Sie einen Mehrwert für das schaffen können, was sie bereits tun.
Hinzufügen von Analysen
Eine letzte Fähigkeit, die in der Prozessoptimierungs-Toolbox eines jeden PEX-Experten enthalten sein sollte, ist: Predictive Analytics.
Predictive Analytics erweitert die Prozessintelligenz um maschinelle Lernfunktionen. Auf diese Weise kann das Unternehmen aus Mustern in früheren Daten lernen, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, und sie zu kennzeichnen, damit der Prozess umgeleitet werden kann.
Wenn beispielsweise ein Prozess wahrscheinlich einem bestimmten Weg folgt, der dazu führen würde, dass sich eine Bestellung verzögert, kann ein auf diesen Prozess trainierter Algorithmus eine Warnung erstellen, bevor etwas schief geht. Oder es könnte ein Risiko identifiziert werden, das dazu führen könnte, dass ein Prozess nicht konform ist.
Mit anderen Worten, es ist, als hätten Sie eine Kristallkugel, die Ihr Unternehmen in die Lage versetzt, die richtigen Entscheidungen zu treffen, bevor etwas schief geht. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, seine Haltung von reaktiv zu proaktiv zu ändern.
Schaffung einer Umgebung für kontinuierliche Verbesserungen
Das Schöne an einem Process-Intelligence-Ansatz ist, dass er nach Bedarf skaliert werden kann. Beginnen Sie also mit etwas Einfachem, erweitern Sie dann das Gelernte und wenden Sie es auf einen größeren Prozess oder ein größeres System an. So können Sie Ihre Ideen testen und anschließend Ihre Prozesslandschaft so aufbauen, dass sie für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Wichtig ist, dass Sie einen systematischen Ansatz verfolgen, der die Einbeziehung relevanter Stakeholder in den Vordergrund stellt und dann Ihren Prozess so entdeckt, gestaltet und optimiert, dass er für alle Beteiligten einen Mehrwert schafft.
Denken Sie bei Ihrer Arbeit auch daran, dass Prozesse nicht statisch sind. Unabhängig davon, wie gut Ihr Prozess gerade läuft, wird sich Ihr Geschäftsumfeld im Laufe der Zeit verändern. Ihre Prozesse müssen angepasst und verbessert werden, um den Nutzen in jeder Phase zu maximieren.
Diese Idee der kontinuierlichen Verbesserung ist der Kern dessen, was echte Prozessintelligenz zu bieten hat. Mit diesem Ansatz entfernt sich Ihr Unternehmen von der Vorstellung, dass ein Prozess in einer Sitzung abgebildet und optimiert werden kann und dann auf ewig auf die gleiche Weise abläuft.
Stattdessen ermöglicht die kontinuierliche Verbesserung, die durch Prozessintelligenz ermöglicht wird, das Unternehmen, ein neues Paradigma anzunehmen, das es dabei unterstützt, langfristigen Erfolg zu erzielen, indem es Ihre Prozesslandschaft als das erkennt, was sie wirklich ist: ein lebendiges, atmendes Set von Systemen, die im Einklang mit den sich ändernden Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens angepasst, verbessert und neu konzipiert werden müssen.
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