Wenn Geschäftsprozesse in erster Linie auf E-Mail-Threads, Tabellenkalkulationen und manuellen Workflows beruhen, kann sich die Identifizierung von Ineffizienzen wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlen. Wo sollten Sie ohne klare Systemprotokolle oder automatisierte Pfade anfangen? Für viele Unternehmen liegt die Antwort in der Prozessmodellierung. Aber warum ist dieser Ansatz in diesen Szenarien effektiver, und wie kann Process Intelligence Ihnen helfen, von manuellen Workflows zu optimierten Abläufen überzugehen? Genau das werden wir in diesem Blog behandeln.
Warum Prozessmodellierung für manuelle Arbeitsabläufe unerlässlich ist
Die Prozessmodellierung dient als Grundlage, um Arbeitsabläufe ohne strukturierte Datenspuren zu verstehen und zu optimieren. Im Gegensatz zu Process Mining, bei dem Systemprotokolle zur Analyse der Prozessleistung erforderlich sind, können Sie bei der Prozessmodellierung dokumentieren, wie Aufgaben von einem Schritt zum anderen ablaufen, selbst wenn diese Schritte per E-Mail oder Excel erfolgen.
Key benefits include:
- Transparenz: Durch die Erstellung einer visuellen Abbildung Ihrer Prozesse werden redundante Aufgaben, Nacharbeiten, Übergaben zwischen Rollen oder Funktionen und potenzielle Compliance-Risiken aufgedeckt.
- Standardisierung: Die Dokumentation von Arbeitsabläufen trägt zur Gewährleistung der Konsistenz bei, insbesondere wenn Prozesse in den Teams unterschiedlich ausgeführt werden.
- Zusammenarbeit, Governance und Compliance: Prozessmodelle bieten einen gemeinsamen Bezugspunkt, der es einfacher macht, Stakeholder auf Prozessverhalten und Verbesserungen abzustimmen. Darüber hinaus werden Prozesswissen und -änderungen über den gesamten Lebenszyklus des Prozesses verwaltet, und überprüfbare Informationen stehen für Compliance-Zwecke zur Verfügung.
Wie Sie E-Mail- und Excel-basierte Prozesse in Prozessmodelle transformieren
- Sammeln von Prozessinformationen: Beginnen Sie mit dem Sammeln von E-Mails, Tabellenkalkulationen und anderen Dokumenten, die typische Prozessabläufe darstellen. Identifizieren Sie die Abfolge von Aufgaben, Entscheidungspunkten und Übergaben.
- Befragen Sie die wichtigsten Stakeholder: Sprechen Sie mit den am Prozess beteiligten Mitarbeitern, um Abweichungen, Ausnahmen und Probleme zu verstehen, die in den Dokumenten möglicherweise nicht ersichtlich sind.
- Bilden Sie den Prozess ab: Verwenden Sie ein Prozessmodellierungstool wie iGrafx Process360 Live Design, um eine visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs zu erstellen. Definieren Sie jeden Schritt, die verantwortlichen Personen oder Teams und die ausgetauschten Informationen klar.
- Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten: Heben Sie Bereiche hervor, in denen manuelle Aufgaben automatisiert, Übergaben optimiert und Verzögerungen reduziert werden könnten.
- Validieren Sie die Modellverbesserungen: Binden Sie die Stakeholder ein, um Genauigkeit und Ausrichtung sicherzustellen, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Nutzung von Process Intelligence zur Verbesserung der Prozessmodellierung
Process-Intelligence-Plattformen wie iGrafx Process360 Live können Ihre Prozessmodellierungsbemühungen auf die nächste Stufe heben. Durch die Integration qualitativer Erkenntnisse von Mitarbeitern mit quantitativen Daten aus verfügbaren Systemen erhalten Sie ein umfassenderes Verständnis Ihrer Arbeitsabläufe.
So kann Process Intelligence helfen, wenn Prozesse hauptsächlich manuell ablaufen:
- Datenkonsolidierung: Auch wenn keine Protokolle verfügbar sind, können Sie strukturierte Daten aus Tabellenkalkulationen und anderen Quellen importieren, um die Leistung über Task Mining zu analysieren.
- Prozesssimulation: Nach der Modellierung eines Prozesses können Sie die Prozesssimulation verwenden, um verschiedene Szenarien zu testen und die Auswirkungen von Änderungen vor der Implementierung zu identifizieren. Sie können Daten aus Tabellenkalkulationen importieren, um Ihr Modell mit quantitativen Daten zu verfeinern.
- Kontinuierliche Verbesserung: Nutzen Sie Prozessintelligenz, um KPIs zu überwachen und sicherzustellen, dass Prozessänderungen die gewünschten Ergebnisse liefern.
Übergang von der Prozessmodellierung zum Process Mining
Wenn Ihr Unternehmen mehr Prozesse dokumentiert und systematisiert (oder automatisiert), können Sie schrittweise von der Modellierung zum Process Mining übergehen. Process-Intelligence-Plattformen unterstützen diese Entwicklung, indem sie Ihnen Folgendes ermöglichen:
- Verbinden Sie sich mit Systemprotokollen, sobald diese verfügbar sind
- Vergleichen Sie die tatsächliche Leistung mit modellierten Prozessen
- Abweichungen erkennen und Prozesse in Echtzeit optimieren
Mit GenAI Prozesse in eine Process-Intelligence-Plattform bringen
Die manuelle Dokumentation von Prozessen kann zeitaufwändig sein, aber mit Pia, unserem generativen KI-gestützten Process Intelligence Assistant, können Unternehmen den Prozess der Umwandlung unterschiedlicher Quellen von Workflow-Informationen in strukturierte Prozessmodelle optimieren. Pia kann SOPs, E-Mail-Ketten und andere statische Dokumente automatisch in dynamische Prozessdiagramme umwandeln, wodurch ein langwieriges Hin und Her zwischen Prozessverantwortlichen und Analysten überflüssig wird. Dies beschleunigt den Übergang von der manuellen Prozessmodellierung zu einer umfassenden Prozessintelligenz und legt den Grundstein für Automatisierung, Compliance und operative Exzellenz
Conclusion
Wenn Ihre Prozesse weitgehend von E-Mail, Excel und anderen manuellen Tools gesteuert werden, ist die Prozessmodellierung der ideale Ausgangspunkt. Es bietet die Transparenz und Struktur, die erforderlich sind, um Ineffizienzen zu identifizieren und Arbeitsabläufe zu standardisieren. Mit der Unterstützung von Process Intelligence können Sie diesen Ansatz verbessern und nahtlos auf Process Mining umsteigen.
Sind Sie bereit zu sehen, wie iGrafx Process360 Live Ihnen helfen kann, Ihre Prozesse abzubilden, zu analysieren und zu optimieren? Erfahren Sie hier mehr.