GRC-Management: Die entscheidende Rolle der Prozessintelligenz

Wenn Sie nach aktuellen Beispielen für Unternehmen suchen, die Herausforderungen im Bereich Governance, Risiko und Compliance (GRC) haben, könnten Geschäftsleiter auf Organisationen wie die Silicon Valley Bank verweisen. Diese Unternehmen standen im Fokus der Medien, nicht aufgrund positiver Entwicklungen, sondern wegen ihrer Schwierigkeiten mit GRC-Themen. Um GRC-Herausforderungen effektiv zu bewältigen, ist ein fundiertes Verständnis von Prozessintelligenz für das GRC-Management von wesentlicher Bedeutung. 

Die Unternehmen, über die man in der Regel nicht hört, sind diejenigen, die GRC erfolgreich gemeistert haben. Diese Firmen haben sichergestellt, dass sie den Compliance-Anforderungen entsprechen und nicht in den Nachrichten auftauchen. Häufig finden wir sie in der proaktiven GRC-Prozessverwaltung, während sie sich mit einer Vielzahl von regulatorischen Änderungen auseinandersetzen. 

Bevor wir jedoch auf ihre Strategien eingehen, wollen wir die typischen Herausforderungen im GRC-Management näher betrachten. 

Risikobehaftetes Geschäft 

Ein Kernproblem für viele Unternehmen besteht darin, dass ihre GRC-Funktion isoliert ist. Das erschwert es, Risiko und Compliance im Auge zu behalten und führt zu mehreren vermeidbaren Problemen. 

• Mangelnde Ausrichtung: Ein dediziertes, zugriffsbeschränktes GRC-System hat seine Vorteile. Allerdings bedeutet es oft, dass die operativen Geschäftseinheiten nicht mit den Maßnahmen der Compliance-Abteilung, die das GRC verwaltet, übereinstimmen. Das kann auch zu Herausforderungen führen, wenn interne Audit-Teams nicht sofort Zugang zu den neuesten Informationen haben. 

• Mangelnde Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht: In der Folge übernehmen Teams möglicherweise nicht die Verantwortung für die Risiken in ihren Abteilungen. Im schlimmsten Fall sind sie sich nicht einmal aller Risiken und der zur Minderung eingesetzten Kontrollen bewusst. 

• Schwierigkeiten bei der Bereitstellung operativer Nachweise: Ohne klare Dokumentation, wie ein Prozess den Risiko- und Compliance-Standards entspricht, stehen Unternehmen oft vor Herausforderungen während externer Audits. Gut definierte Risikomanagementstrategien und Kontrollen sind großartig. Aber man muss auch nachweisen, dass diese Kontrollen wirksam sind. 

• Schwierigkeiten beim Modellieren der operativen Auswirkungen neuer Richtlinien: Mit neuer Gesetzgebung kann es schwierig sein, die Auswirkungen von Änderungen an Arbeitsabläufen und Operationen vorauszusehen. Im besten Fall entstehen Kosten in Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall führt es zu Non-Compliance und exponiert das Unternehmen größeren finanziellen und reputativen Risiken. 

Prozesse kartieren, um Risiko in GRC zu minimieren 

Diese Herausforderungen haben ein gemeinsames Thema: mangelnde Prozessausrichtung und Transparenz. Wenn die rechte Hand nicht weiß, was die linke macht, können Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Risiken zu handhaben und Compliance im GRC-Management aufrechtzuerhalten. 

Viele Unternehmen wenden sich daher der Prozessintelligenz für das GRC-Management zu. Sie wollen ihre Prozesslandschaft besser verstehen und optimieren, wie ihre Prozesse funktionieren. Sie hoffen, dass sie damit sowohl externen Vorschriften als auch internen Richtlinien entsprechen können. 

Wichtig ist nun die Auswahl der Prozessintelligenz-Technologie des Unternehmens. Echte Prozessausrichtung und Transparenz erfordert Software mit wesentlichen Funktionen: 

• Prozessmodellierung in einem zentralen Repository: Um das Problem der Ausrichtung zu lösen, müssen alle Beteiligten die Risiken und deren Minderungsmaßnahmen kennen und verstehen. Eine effektive Lösung ermöglicht es dem Unternehmen, Prozesse sowohl in ihrem aktuellen Zustand als auch in ihrem idealen Zustand für das GRC-Management zu modellieren. Diese Modelle sollten über ein zentral zugängliches Prozess-Repository bereitgestellt werden, damit alle Beteiligten sowohl die Risiken einsehen als auch Verbesserungsvorschläge für die Prozesse unterbreiten können.
• Prozess-Mining und Konformitätsprüfungen: Prozess-Mining bietet die Möglichkeit, die tatsächliche Ausführung von Prozessen zu überprüfen. Es stellt sicher, dass die Abläufe den geplanten Vorgaben entsprechen und dass die Prozesse den festgelegten Kontrollen und Prüfungen zur Sicherstellung der Compliance genügen. Die Fähigkeit, den Ablauf eines Prozesses nachzuweisen, löst die Herausforderung, operative Nachweise für das GRC-Management zu erbringen, und reduziert Zeitaufwand sowie Schwierigkeiten bei der Prozessprüfung.
• Überprüfungs- und Genehmigungszyklen: Die gewählte Lösung sollte sicherstellen, dass alle relevanten Personen informiert und verantwortlich bleiben. Beispielsweise sollte sie relevante Benutzer benachrichtigen, wenn Änderungen am Prozess vorgenommen werden, und diese dazu auffordern, die Änderungen zu bestätigen.
• Prozess-Simulation: Mit der Prozess-Simulation können vorgeschlagene Prozessänderungen visualisiert und getestet werden. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die Auswirkungen dieser Änderungen zu bewerten und sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ziele erreichen, ohne negative Auswirkungen auf andere Geschäftsziele zu haben.
• Prozessberichte und Versionskontrolle: Die Lösung sollte die Überwachung des Status und der damit verbundenen Risiken eines Prozesses erleichtern. Dashboards und Zusammenfassungen erhöhen die Transparenz der Prozesse, während Wärme-Karten dazu beitragen können, schnell Bereiche oder Teams mit hohem Risiko zu identifizieren. Zudem sollte die Lösung eine strukturierte Erfassung von Prozessänderungen ermöglichen, um eine präzise Versionskontrolle zu gewährleisten. So kann im Falle von Änderungen, die das GRC betreffen könnten, nachvollzogen werden, wer die Entscheidung getroffen hat und welche Gründe dabei eine Rolle gespielt haben. 

GRC-Management mit Process360 Live 

In einer zunehmend komplexen regulatorischen Umgebung sind diese Funktionen nicht nur wünschenswert, sondern zwingend erforderlich. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre GRC-Landschaft effektiv zu verwalten. Prozessänderungen können so umgesetzt werden, dass sie sowohl den Compliance-Anforderungen entsprechen als auch darauf abzielen, den Geschäftswert zu maximieren. 

Diese Prinzipien sind ein wesentlicher Bestandteil des iGrafx-Ansatzes zur Unterstützung von GRC durch Prozessintelligenz. Neben den bereits erwähnten Funktionen ermöglicht unsere Process360 Live-Plattform Unternehmen, kontinuierliche Verbesserungen an ihrer Prozesslandschaft vorzunehmen, basierend auf unserer einzigartigen Methodik „Entdecken, Entwerfen, Optimieren“. Process360 Live integriert sich nahtlos mit bestehenden GRC-Systemen (z.B. Archer), um Risiko- und Kontrollkataloge in Ihr Prozess-Repository zu importieren. Dies sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen und ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten informiert bleiben. 

Das Ergebnis ist eine Prozesslandschaft, die keine Zweifel an der Wirksamkeit Ihrer GRC-Bemühungen aufkommen lässt. Der Nachweis, dass alles wie geplant funktioniert, liegt klar vor Ihnen, sodass Sie sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren können: die Schaffung von Geschäftsmehrwert, der Sie aus den richtigen Gründen in den Vordergrund rückt. 

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