Einführung in MSC
Im Bereich der Schifffahrt ist MSC das weltweit größte Containerunternehmen und verwaltet eine Flotte von 730 Schiffen in 155 Ländern mit einem globalen Netzwerk von über 600 Niederlassungen. Während die Wurzeln von MSC UK auf ein bescheidenes Schuhgeschäft in Hull zurückgehen, ist das Wachstum organisch und unterstreicht die Tradition und die Werte, die der Schifffahrtsbranche innewohnen.
Geschäftsprozessexzellenz: Komplexität meistern
Mit der Expansion von MSC UK wurde deutlich, wie komplex es ist, in verschiedenen Branchen tätig zu sein und verschiedene Vorschriften einzuhalten. Der Umgang mit globalen Compliance-Anforderungen, einschließlich GDP-Regeln und Lebensmittelstandards, erforderte einen strategischen Ansatz. Die Dienstleistungen von MSC UK gehen über den maritimen Betrieb hinaus und umfassen Landbewegungen und maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Kunden.
In der Anfangszeit verlief die Kommunikation zwischen den vier Gründern über einem Schuhgeschäft reibungslos. Das Wachstum führte jedoch zu erhöhter Komplexität, unbeabsichtigten Silos und Herausforderungen beim Verständnis von End-to-End-Prozessen. Um dies zu überwinden, wusste MSC UK, dass sie einen neuen Ansatz für Business Process Excellence (BPE) benötigten, um die Transparenz zu verbessern und organisatorische Barrieren abzubauen.
Implementierung von Geschäftsprozessexzellenz & Management bei MSC UK
MSC UK erkannte die Notwendigkeit eines strukturierten Ansatzes und entschied sich für iGrafx Process360 Live als Lösung zur Verwaltung der Feinheiten seiner Geschäftsprozesse. Bei der Umsetzung ging es darum, klare Regeln festzulegen, einen digitalen Zwilling der Organisation zu etablieren und einheitliche Standards zu gewährleisten. Dieser Wechsel von einem Labyrinth miteinander verbundener Prozesse zu einer klaren Roadmap markierte einen bedeutenden Wandel für MSC UK.
Das Unternehmen erkannte, dass bei einem so hohen Grad an Komplexität innerhalb des Unternehmens ein starkes Prozessmanagementsystem erforderlich war und nicht die wenigen Prozesslandkarten, die ursprünglich verwendet wurden. MSC UK wusste, dass, wenn sie immer wieder auf Kontinuitätsprobleme stießen, „es ein bisschen wie eine Schüssel Spaghetti war, die versuchte, das zu entfalten, was vor sich ging“.
Als MSC UK nach einer Technologie suchte, die zu einer Lösung für Geschäftsprozessexzellenz und Management werden könnte, dachte das Unternehmen zunächst an Visio-Diagramme und -Dokumente. Da jedoch eine Lösung für das gesamte Unternehmen und mit hoher Komplexität benötigt wurde, wurde ein robusteres Tool gesucht.
MSC UK hat sich mit dem Beratungsunternehmen BPM-D zusammengetan, um sie durch die Einrichtung zu führen und sicherzustellen, dass ihr Weg zur Prozessexzellenz reibungslos verläuft. Rachel Bellinger, Qualitätsmanagerin bei MSC UK, sagte: „Wir kennen den Versand, wir kennen unser Geschäft, aber wir wissen nicht immer, wie wir Geschäftsprozesse am besten implementieren und wie wir das Beste daraus machen können.“ Mit BPM-D und iGrafx hatte der Weg von MSC UK zur Etablierung einer zentralisierten internen Geschäftsprozessmanagement-Funktion begonnen.
Process Governance bei MSC UK: Klare Rollen festlegen
Um einen nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten, hat MSC UK ein Governance-Modell eingeführt, das Rollen und Verantwortlichkeiten definiert. Das gesamte Unternehmen fungiert als Content-Eigentümer und bietet Einblicke in den täglichen Betrieb, während ein dedizierter Framework-Designer die Ausrichtung der Prozesse auf die Geschäftsziele überwacht. Dieser Ansatz sorgt für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und klare Kommunikationswege.
MSC UK benötigte eine Plattform für Prozessintelligenz und -management, um Transparenz zu erlangen und zu verstehen, was sowohl vor- als auch nachgelagert abläuft, ohne die Arbeit physisch selbst erledigen zu müssen. Rachel sagt: „Unser Digital Process Twin ermöglicht es uns, viele Informationen an einem Ort zu verbinden, um die einzige Version der Wahrheit zu werden. Das bedeutet, dass das, was iGrafx in sechs Monaten erledigen kann, etwas ist, für das ich Jahre gebraucht hätte, um es manuell zu erreichen.”
Etablierung eines Governance-Interaktionsmodells
Als Reaktion auf die sich entwickelnde Landschaft der betrieblichen Komplexität von MSC UK wurde ein Governance-Interaktionsmodell entwickelt, um bestehende Plattformen und Meeting-Strukturen zu verdeutlichen. Die Vorstandssitzung dient als wichtigste Quelle für Direktiven und leitet die Geschäftsprüfungssitzung, an der die Sponsoren teilnehmen. Diese Interaktion erstreckt sich kaskadenartig auf die einzelnen Abteilungen und fördert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Bemerkenswert ist die Einbeziehung der lokalen Prozessverantwortlichen und PMOs, die die Anpassungsfähigkeit an Änderungen gewährleisten, die sich über mehrere Funktionen erstrecken. Der Prozess erstreckt sich dann auf Teams innerhalb der Abteilungen und bezieht Prozessverantwortliche und Mitarbeiter ein, um umfassende Einblicke in den laufenden Betrieb zu erhalten. Diese nahtlose Kommunikationsstruktur, integriert in bestehende Organisationsforen, verwandelt Geschäftsprozesse in einen strategischen Tagesordnungspunkt und nicht in eine zusätzliche Besprechungspflicht.
Über das Governance-Modell hinaus ist MSC UK daran interessiert, eine kollaborative Gemeinschaft innerhalb des Unternehmens zu kultivieren, die Personen vereint, die bereits zu den Feinheiten der Geschäftsprozesse neigen. Diese Community fungiert unter der Leitung von Geschäftsprozessmanagern als Bindeglied zwischen den Abteilungen und den übergeordneten Unternehmenszielen. Gleichzeitig spielt das integrierte Managementsystem (IMS) eine entscheidende Rolle, indem es Geschäftsprozesse mit Risiko-, Compliance-, Qualitäts-, Sicherheits-, Gesundheits- und Nachhaltigkeitsrahmen verzahnt. Dieser kollaborative Ansatz stellt sicher, dass die Entscheidungsfindung mit den Geschäftsstrategien übereinstimmt und sich an die Feinheiten der globalen Geschäftstätigkeit von MSC UK anpasst, was letztendlich den Weg für eine agile und informierte Zukunft ebnet.
iGrafx spielte eine entscheidende Rolle bei der Neugestaltung der Art und Weise, wie MSC UK seine Geschäftsprozesse anging. Unter Nutzung seiner Fähigkeiten modellierte MSC UK 302 Prozesse und erreichte einen Detaillierungsgrad, bei dem Prozesse, die als „Kontinente, Länder und Landkreise“ bezeichnet wurden, unterscheidbar wurden. Process360 Live ermöglichte ein anklickbares Dashboard, das ein klares Verständnis der Prozesse, ihrer Verbindungen und des Informationsflusses förderte.
Process Mining: Operative Erkenntnisse gewinnen
Im Streben nach kontinuierlicher Verbesserung erforscht MSC UK Process Mining von iGrafx, um Echtzeit-Einblicke in die Prozessleistung zu erhalten. Dabei geht es darum, die tatsächliche Auslastung von Prozessen zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und das Nutzerverhalten im Vergleich zum wahrgenommenen Prozess zu verstehen, die in der Prozessmodellierung erfasst werden. Eine solche Prozessintelligenz ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und gezielte Verbesserungen.
Simulation von Veränderungen: Planung der Auswirkungen
Im Rahmen seiner Zukunftsvision will MSC UK die Prozesssimulation nutzen, um die Auswirkungen von Prozessänderungen vor der Implementierung zu prognostizieren und sicherzustellen, dass die richtigen und optimalen Entscheidungen getroffen werden. Bei diesem strategischen Schritt geht es darum, sich vorzustellen, wie sich Prozessänderungen, selbst wenn sie nur geringfügig erscheinen, auf das gesamte Unternehmen auswirken könnten. Durch Simulationen zielt MSC UK darauf ab, Entscheidungsprozesse zu rationalisieren und unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen.
Fazit: Der Weg in die Zukunft
Unabhängig von den implementierten Tools und Technologien – ob es sich um traditionelle Papierkarten, moderne Modellierungen oder futuristische Simulationen handelt – bleibt die Governance ein Dreh- und Angelpunkt bei MSC UK. Das Unternehmen verfügt nun über klare Einsatzregeln, die einen harmonischen und gut koordinierten Ansatz zur Bewältigung der Komplexität der Schifffahrtsindustrie gewährleisten.
Während MSC UK seinen Weg in Richtung operativer Exzellenz fortsetzt, liegt der Schwerpunkt weiterhin auf der Kombination von historischem Geschäftswissen mit modernsten Process-Intelligence-Tools. Ziel ist es nicht nur, Prozesse abzubilden, sondern Erkenntnisse für eine fundierte Entscheidungsfindung zu nutzen, damit MSC UK agil und widerstandsfähig durch die komplexe Schifffahrtslandschaft navigieren kann.
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