Es mag selbstverständlich klingen, aber die erste Frage, die Sie beantworten müssen, bevor Sie sich auf die Reise der Prozessoptimierung begeben, ist auch die wichtigste: Warum tun wir das?
Im weitesten Sinne lautet die Antwort: Ein Unternehmen ist die Summe seiner Prozesse. Die erfolgreichsten Unternehmen sind diejenigen, die ein tiefes Verständnis davon haben, wie ihre Prozesse in Echtzeit ablaufen. Sie sind in der Lage, ihre Prozesse so zu gestalten und proaktiv anzupassen, dass sie den künftigen Anforderungen gerecht werden.
Mit anderen Worten: Gute Prozesse schaffen nachhaltige Veränderungen und bleibende Werte. Schlechte Prozesse verursachen Kosten – sei es in finanzieller Hinsicht, durch verpasste Gelegenheiten, Produktivitätseinbußen, Rufschädigung oder einfach in Bezug auf die Fähigkeit des Unternehmens, sich an der Spitze seiner Branche zu positionieren.
Eine verwandte Frage, die sich jedes Unternehmen stellen sollte, wenn es sich auf den Weg zur Prozessexzellenz macht, lautet: Was erhoffen wir uns davon? Die Beantwortung dieser Frage erfordert eine tiefere Auseinandersetzung mit den Kernaspekten der Prozesslandschaft des Unternehmens.
Im Allgemeinen konzentriert sich jede Prozessinitiative auf einen (oder mehrere) der folgenden Aspekte:
- Die Produktivität verbessern
- Die Kosten senken und
- Die Compliance sicherstellen.
Für eine Bank beispielsweise, die ein neues System zur Bearbeitung von Kreditanträgen einsetzt, ist die Einhaltung der Vorschriften sicherlich der wichtigste Aspekt. Werden alle Prozessschritte korrekt durchlaufen? Sind alle Kontrollmechanismen implementiert? Durchläuft der Kreditantrag alle notwendigen Stationen bis zur Genehmigung?
Bei einem Vertriebsprozess könnte das oberste Ziel darin bestehen, die Produktivität zu steigern. Konkrete Ziele könnten sein, den Vertriebszyklus zu verkürzen und die Abschlussquote zu erhöhen oder einen gewissen Grad an Automatisierung einzuführen, damit einzelne Vertriebsmitarbeiter mehr Konten betreuen können.
Schrittweise Wertschöpfung durch Prozessoptimierung
Von Anfang an das „Warum“ zu klären und einige der Details zu definieren, stellt sicher, dass Ihre Bemühungen zur Prozessoptimierung erfolgreich sind. Es hilft Ihnen auch, von vagen übergeordneten Zielen zu spezifischeren und realisierbaren Zielen zu gelangen.
Sie wissen zum Beispiel, dass das große Ziel Ihres Unternehmens die Steigerung der Produktivität ist und dass Prozessintelligenz Ihnen dabei helfen kann, dieses Ziel zu erreichen. Aber das ist ein sehr allgemeines Ziel. Wenn Sie eine Prozessverbesserungsinitiative mit dem Ziel „Produktivitätssteigerung“ starten, werden Sie wahrscheinlich schnell stecken bleiben und nicht wissen, wie es weitergehen soll.
Ein besserer Ansatz besteht darin, sich auf eine spezifische, kleinere Initiative zu konzentrieren, die auf diesen größeren Zusammenhang hinarbeitet. Wählen Sie einen Prozess oder einen Teil eines Prozesses aus und konzentrieren Sie sich darauf, dessen Produktivität zu verbessern. Sobald Sie die Wirksamkeit des Ansatzes in diesem kleineren Bereich nachgewiesen haben, können Sie die Prozessoptimierungsinitiativen auf benachbarte Prozesse oder Prozessgruppen ausweiten.
Ein weiterer wichtiger Teil des Wirksamkeitsnachweises besteht darin, von Anfang an festzulegen, wie der Erfolg gemessen werden soll. Welche Key Performance Indicators (KPIs) werden verwendet, um den Erfolg nachzuweisen? Welche Ziele und Schlüsselergebnisse sind für die Menschen, die mit dem Prozess arbeiten, wichtig? Und wie werden Sie quantifizieren, dass diese Ergebnisse erreicht wurden?
Es mag den Anschein haben, dass diese Überlegungen in einer frühen Phase der strategischen Planung wirklich „ins Detail gehen“, aber genau das ist der Punkt. Je besser Sie den Wert der Prozessintelligenz von Anfang an demonstrieren können, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie die Zustimmung für eine viel größere Initiative erhalten.
Die Geschichte des Prozesses aufgreifen
Ein weiterer wichtiger Teil des Wertnachweises ist die Erkenntnis, dass Prozessverbesserungsinitiativen nicht im luftleeren Raum existieren. Um jeden Prozess herum gibt es einen Kontext und eine Geschäftsarchitektur. Aus den vorgenommenen Änderungen ergeben sich Auswirkungen und Konsequenzen.
Am wichtigsten ist, dass Menschen an diesen Prozessen beteiligt sind. Ob es sich nun um Kunden handelt, die mit Ihrem Verkaufsprozess interagieren, oder um Mitarbeiter, die Prozessänderungen umsetzen – die Art und Weise, wie Ihre Prozesse ablaufen, hat einen direkten, qualitativen Einfluss darauf, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird.
Um den Wert nachzuweisen, müssen Sie all diese Faktoren berücksichtigen und sicherstellen, dass Sie die gesamte Prozessgeschichte verstehen, die mit den Änderungen, die Sie vornehmen möchten, verbunden ist.
Weitere zu berücksichtigende Fragen sind
- Wer ist an jeder Phase dieses Prozesses beteiligt?
- Wer ist verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert (RACI)?
- Wie beeinflussen die vorgeschlagenen Änderungen diese Teams und Einzelpersonen?
- Welche anderen Prozesse sind betroffen?
- Welche bestehenden Systeme müssen berücksichtigt oder integriert werden?
- Und wie können diese Systeme als Teil dieser Prozessoptimierungsinitiative genutzt werden?
Sie sollten auch darüber nachdenken, wie die Prozessänderungen in die übergeordneten Unternehmensziele oder -strategien passen. Zum Beispiel: Können
Prozessverbesserungen neben der Leistung auch zu den Nachhaltigkeitsbestrebungen des Unternehmens beitragen? Kleine Veränderungen, wie die Digitalisierung oder Automatisierung von Prozessschritten, können den zusätzlichen Vorteile haben, Materialabfälle zu reduzieren. Größere Veränderungen, wie die Optimierung der gesamten Lieferkette, könnten die Nachhaltigkeitsbilanz des Unternehmens erheblich verbessern.
Wenn Sie diese Auswirkungen und den gesamten Kontext der Prozesse, mit denen Sie arbeiten, berücksichtigen, werden die von Ihnen umgesetzten Prozessoptimierungen einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Wichtig ist auch, dass die Ausrichtung der Prozesse auf umfassendere Strategien und Ziele die Akzeptanz bei den verschiedenen Stakeholdern erhöht, vor allem, wenn Ihr verbesserter Prozess ein Projekt oder Ziel unterstützt, das Ihnen bereits wichtig ist.
Das bedeutet nicht, dass Sie alles geplant haben müssen, bevor Sie die erste Änderung vornehmen. Viele dieser Fragen werden Sie wahrscheinlich erst später beantworten, wenn Sie Ihren Prozess entdecken. Und wie bereits erwähnt, ist Prozessverbesserung ein iterativer Prozess. Es braucht Zeit, um herauszufinden, was funktioniert, und die ersten Änderungen müssen möglicherweise verfeinert oder sogar revidiert werden, wenn neue Daten vorliegen.
Was Sie jedoch im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie Ihr „Warum“ festlegen, ist, dass:
- Ihre Reise zur Prozessverbesserung umfasst viele Faktoren. Es ist nicht nur eine akademische Übung, den „besten Prozess“ zu entwickeln, und dass
- verschiedene Stakeholder unterschiedliche Perspektiven haben, so dass der Wert neuer Initiativen zur Prozessintelligenz nicht für alle Beteiligten sofort ersichtlich ist.
Eine erfolgreiche Transformationsinitiative sollte daher Strategien zur Gewinnung der Zustimmung, einen Plan zur Integration bestehender Ressourcen, Ziele mit neuen Lösungen und eine sichere Methode zur Schaffung und zum Nachweis des nachhaltigen Wertes, den Prozessintelligenz dem Unternehmen bringt, beinhalten.
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